Порядок работы с персональными данными. Особенности организации кадровых процедур с учетом новых санкций, вступающих в силу с июля 2017 года: Семинар

1. Нормативно-правовое законодательство, регламентирующие вопросы использования персональных данных в компании.

• Законодательство Российской Федерации по раскрытию понятия персональные данные:
• Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 "О персональных данных";
• Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении положения об особенностях  обработки персональных данных осуществляемых без использования средств автоматизации";
• Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных"
• Международные конвенции по защите персональных данных физических лиц.

2. Ответственность за нарушения законодательства, регламентирующего вопросы использования персональных данных с июля 2017 года.

• Ответственные должностные лица за соблюдение законодательства. Порядок допуска и возложения ответственности на работников организации за сохранность персональных данных.
• Разграничение должностных лиц по полному и ограниченному допуску.
• Виды ответственности за разглашение конфиденциальной информации (включая персональные данные), а также за ее незаконное получение. Необходимые и достаточные условия для ее наступления, другие виды ответственности, связанные с нарушением информационной безопасности компании. 

3. Порядок проведения проверок в сфере защиты персональных данных

• Полномочия инспекционного органа. 
• Порядок прохождения проверок. 
• Порядок предоставления документов для проверки. Порядок подтверждения соблюдения процедуры их хранения и передачи как третьим лицам, так и работникам организации допущенным и недопущенным к персональным данным. 

4. Организация работы с персональными данными работников. 

• Понятие персональных данных.
• Оператор персональных данных, его права и обязанности, порядок регистрации. Реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных; 
• Формирование правового режима ограничения доступа и защиты персональных данных; 
• Порядок получения, формирования и обработки персональных данных; 
• Уведомление об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных; 
• Обязательный для разработки локальный нормативный акт о работе с персональными данными, порядок его утверждения и содержания.

5. Порядок оформления согласия на использование персональных данных. 

• Определение целей получения персональных данных и способа их обработки.
• Получение согласия с соискателя. Проверка соискателя на дисквалификацию.
• Получение согласия при оформлении кадровых документов.
• Получение согласия с лиц, попадающих на территорию организации.

6. Обработка персональных данных без использования средств автоматизации: карточек Т-2, анкет, личных дел, кадровых приказов и др. кадровых и бухгалтерских документов.

• Порядок допуска должностных лиц работодателя к персональным данным  хранящихся в бумажном виде.  Ведение журнала допуска.
• Порядок обеспечения сохранности таких данных и подтверждение его соблюдения: организация рабочих мест работников обрабатывающих персональные данные, организация мест хранения, исключение несанкционированного допуска  и т.д.
• Организационные способы защиты персональных данных; 
• Организация конфиденциального делопроизводства по обработке персональных данных; 
• Типовые формы документов (реестры, журналы, книги), применяемых для накопления и обработки персональных данных; 
• Порядок оформления инструкций по использованию унифицированных форм.
• Порядок проведения кадровых мероприятий по защите персональных данных.

7. Порядок передачи персональных данных работникам третьим лицам

• Получение согласия на передачу персональных данных.
• Проверка соответствия соблюдения законодательства о защите персональных данных третьими лицами. 
• Кто может получать персональные данные без каких-либо ограничений.
• Порядок передачи данных работника в страховые компании, банки. 
• Порядок публичного разглашения данных работника внутри организации
• И др. практические вопросы: оформление пропусков и т.д.

8. Особенности организации кадровых процедур с учетом требований законодательства по персональным данным. 

8.1. Прием на работу.

• Особенности проведении собеседования при принятии решения о приеме на работу. 
• Особенности приема личных документов работника при оформлении кадровых документов. 
• Особенности оформлении карточки Т-2 в ситуации, когда работник не предоставляет всех сведений. 
• Порядок оформлении личного дела. 
• Ознакомление с локальными актами. 

8.2. Предоставление отпуска.

• Порядок уведомления работников о начале отпуска.
• Особенности ознакомления работника с графиком отпусков. 

8.3. Организация работы с документами внутренней переписки. 

• Порядок вручения работнику уведомлений.
• Порядок ознакомления с приказами. 
• Прием от работника документов внутренней переписки: заявлений, объяснительных записок. 
• Отправка уведомлений по почте. 

8.4. Выплата заработной платы. 

• Вручение работникам расчетного листа. 
• Ознакомление под роспись с платежной ведомостью. 

Вступили в силу изменения в КоАП РФ в части незаконной обработки персональных данных. Проверяющие планируют применять мультштрафы. Все кадровые работники, а также другие должностные лица  профессионально связаны с обработкой персональных данных. Новое законодательство предъявляет к данным процедурам очень жесткие требования, которые на практике необходимо организовать в соответствии с установленными новыми требованиями.