День 1.
Основные принципы управления компанией.
-
Обзор современных эффективных бизнес-технологий.
-
Управление по целям. Какие цели стоят перед обеспечивающими подразделениями.
-
Контролируемое управление затратами.
-
Управление закупками. Управление оборотными средствами (складскими запасами, дебиторской задолженностью).
-
Принципы бережливого офиса.
Практикум: Слушатели проведут анализ возможностей использования управленческих технологий и процедур в своей деятельности.
Место административно-хозяйственного обеспечения в деятельности компании.
-
Задачи, функции АХО. Особенность деятельности АХО.
-
Какими новыми компетенциями в современных условиях должен обладать руководитель АХО.
-
Практическое занятие: Слушатели проведут анализ задач своих служб, рассмотрят программы повышения эффективности своей работы.
Организационные структуры АХО.
-
Связь задач, функций и организационной структуры АХО.
-
Распределение ответственности персонала за решаемые задачи, функции.
-
Практическое занятие: Слушатели разработают матрицы ответственности персонала АХО за решаемые задачи, выполняемые функции.
День 2.
Локальные нормативные акты АХО.
-
Обязательные и желательные документы АХО.
-
Должностная инструкция – инструмент повышения результативности персонала.
-
Необходимые знания, навыки руководителя АХО.
-
Ключевые показатели эффективности, ответственность руководителя АХО.
-
Практическое занятие: Слушатели проведут анализ должностных инструкций, матриц взаимодействия с другими подразделениями.
Принципы планирования деятельности АХО.
-
Что должен планировать руководитель АХО ежемесячно, поквартально, с горизонтом один год.
-
Планирование бюджетов, работ, мероприятий.
-
Критерии исполнения работ.
Практикум: Слушатели разработают месячный, годовой план мероприятий и работ АХО с учетом требований по сокращению затрат.
Принципы бюджетирования АХО.
-
Анализ основных направлений получения доходов и сокращения затрат АХО.
-
Правила проведения план – факт анализа. Связь между бюджетированием и системой мотивации АХО.
Практикум: Слушатели рассмотрят различные варианты месячных, годовых бюджетов АХО. Проведут анализ возможных подходов оптимизации затрат, сокращения затратных статей.
Аутсорсинг.
-
Зачем нужен аутсорсинг. Матрица аутсорсинга. Методика принятия решения о передаче на аутсорсинг работ, подразделений.
-
Слушателям будет предложено рассчитать - выводить или не выводить некоторые работы подразделения на аутсорсинг.
День 3.
Организация работы АХО.
-
Организация взаимодействия АХО с внешними и внутренними потребителями.
-
Работа с поставщиками и подрядчиками.
-
Организация регулярных закупок (канцелярские принадлежности, хозяйственные средства и проч.) и периодических закупок (мебель, оргтехника и т.д.). Организация тендерных закупок.
-
Критерии поиска и выбора поставщиков. Принципы переговорного процесса. Варианты ведения переговоров.
-
Договор аренды недвижимости, договор технического обслуживания, договор возмездного оказания услуг.
-
Принципы управления запасами.
Практическое занятие: Слушатели проведут деловую игру – проведение переговоров в роли различных участников переговорного процесса.
Оплата труда и стимулирование сотрудников АХО.
-
Принципы разработки мотивационных схем персонала АХО.
-
За что платить руководителю и сотрудникам АХО.
-
Постоянная и переменная часть зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы.
-
Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений.
-
Материальная ответственность сотрудников АХО.
-
Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто.
Практикум: Слушатели разработают несколько вариантов мотивационных схем для персонала АХО, включая различные варианты KPI. Рассмотрят схемы оплаты труда в условиях кризиса.
Контроль подразделений АХО.
-
Организация оперативного контроля качества выполнения работ.
-
Отчетность служб АХО.
-
Отчетность руководителя АХО.
-
Обор и обработка рекламаций от внутренних подразделений.
-
Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов.
Практикум: Как предотвратить перерасходы и соблюсти качество.
Выполнение специальных требований.
-
Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, охрана труда, технические сооружения).
-
Надзорные организации и работа с ними.
-
Действия в случае визита надзорных органов.
Практикум: Обсуждаем инструкцию действий в случае визита надзорных органов.
Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях.
-
Подготовка и проведение планово – предупредительных ремонтов.
-
Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников.
-
Контроль хода выполнения работ.
-
Поддержание презентабельного состояния офиса.
Практики оптимизации деятельности обеспечивающих подразделений.
-
Пути повышения управляемости и результативности АХО.
-
Управление факторами отнимающими время.
-
Рассмотрение принципов "бережливого производство" и особенностей их применения в офисе.
-
Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях.
Практикум: Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений.
День 4.
Эффективная работа автотранспортного подразделения. Цели, задачи, направления развития (АТП)/службы.
-
Анализ основных показателей, характеризующих деятельность АТП, транспортной службы.
-
Анализ инструментов направленных на достижение и поддержание на целевых уровнях показателей деятельности АТП, транспортной службы.
Практикум: Слушатели проведут анализ и обсуждение целевых показателей на примере своих предприятий, подразделений.
-
Направления повышения конкурентоспособности АТП, транспортной службы.
-
Драйверы повышения рентабельности АТП.
Практикум: Слушатели разработают программу мероприятий, направленную на повышение эффективности своих подразделений, служб.
Направления снижения затрат, себестоимости транспортных услуг.
-
Зачем нужны программы сокращения затрат. На чем может экономить АТП.
-
Повышение производительности труда (технические, организационные, социальные факторы).
-
Повышение показателей использования подвижного состава (коэффициент использования грузоподъемности, использования пробега).
-
Контролируемое управление затратами. Какие затраты требуют особого внимания.
-
Зачем необходим контроль удельных затрат. Виды анализа.
-
Анализ программ сокращения затрат зарубежных и российских автотранспортных компаний.
Практикум: Слушатели разработают программу сокращения затрат, снижения себестоимости транспортных услуг для своих предприятий, служб.
Практика использования технологии "бережливое производство" в автотранспортном подразделении/ службе.
-
Виды потерь не добавляющие ценность в автотранспортном подразделении.
-
Анализ причин простоев, резервы роста оборачиваемости транспортных средств.
-
Примеры реализации системы управления (планирования, контроля) перевозками.
-
Организация проекта борьбы с потерями на базе принципов 5S.
Практикум: Слушатели разработают программу борьбы с потерями, простоями для своих предприятий, служб.
Обеспечение максимального уровня отдачи от используемых активов.
-
Направления повышения эффективности использования основных средств (управление сроками эксплуатации транспортных средств (ТС), повышение производительности ТС, ремонтного оборудования).
-
Инициативы, направленные на ускорение оборачиваемости оборотных средств АТП.
-
Планирование, бюджетирование и контроль.
-
Организация планирования и инструменты контроля планируемых показателей.
-
Планирование закупок, потребности в транспортных средствах (как управлять сроком службы ТС, какие виды автомобилей необходимы, универсальность/специализация, совокупные затраты на эксплуатацию).
-
Планирование эффективного использования ТС.
-
Составление бюджета АТП, транспортной службы (ГСМ, ТО, ремонт, запчасти).
-
Преимущества объектного бюджетного планирования и контроля.
Практикум: Слушатели рассмотрят примеры планируемых показателей деятельности автотранспортного подразделения, транспортной службы и инструменты их контроля.
Вывод на аутсорсинг автотранспортного подразделения, транспортной службы. Работа с подрядчиками.
-
Критерии принятия решения.
-
Примеры вывода на аутсорсинг транспортных подразделений.
-
Критерии поиска и выбора поставщиков автотранспортных услуг.
Практикум: Слушатели разработают алгоритм вывода на аутсорсинг транспортного подразделения компании.
Диспетчеризация и маршрутизация.
-
Основные задачи диспетчеризации.
-
Особенности планирования и контроля использования транспортных средств.
-
Отслеживание нахождения транспортных средств на маршруте. Решения на базе технологий ГЛАНАСС/GPS. Средства контроля соблюдения водителями режимов движения, труда и отдыха.
Оплата труда и виды систем премирования персонала АТП.
-
Принципы системы мотивации персонала АТП.
-
Материальная ответственность.
-
Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто.
-
Как разработать систему показателей эффективности (KPI) для АТП.
-
Разработка системы KPI для подразделений АТП.
Практикум: Слушатели на базе представленной методики разработают показатели эффективности KPI для подразделений автотранспортного подразделения.
Автоматизация управления автотранспортным предприятием.
-
Примеры программных решений для комплексного управления автопарком: 1C РАРУС, ТРИМ, системы учета ТОиР и др.
-
Оценка достоинств и недостатков программных решений.
Цели курса: познакомить участников с современным функционалом административно-хозяйственного обеспечения, научить организовывать свою работу с требуемым уровнем качества, оставаясь при этом в рамках выделенного бюджета, рассмотреть стандарты организации деятельности обеспечивающих подразделений, разработать перспективный план мероприятий, направленный на повышение эффективности (оптимизацию) деятельности подразделений, подчиненных руководителю АХО.
В результате обучения участники курса:
-
ознакомятся с современным функционалом административно-хозяйственного обеспечения,
-
овладеют навыками по организации работы АХО с требуемым уровнем качества работы, в рамках имеющегося бюджета,
-
получат навыки повышения результативности работы руководителя АХО,
-
познакомятся с методиками построения эффективной работы административно-хозяйственного подразделения,
-
изучат принципы и методы организации административно-хозяйственных процессов с низким уровнем затрат и минимальным уровнем потерь,
-
научатся применять изученные методики на практике,
-
освоят современные методы вовлечения руководителей структурных подразделений компании в совместную работу для достижения целей и задач компании,
-
на практике смогут применить полученные на курсе знания для повышения эффективности административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений.
Что входит в стоимость
Методический материал.
Документ по окончании обучения
Слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов (в соответствии с лицензией на право ведения образовательной деятельности, выданной Департаментом образования и науки города Москвы).
