Современный профессиональный секретарь: Курсы

В программе:

Профессиональный и психологический профиль секретаря руководителя.

• Роль, функции, основные направления деятельности секретаря руководителя
• Квалификационные требования, профессиональные и личные качества секретаря руководителя: профессиональные навыки секретарской работы, опыт организаторской работы, построение эффективных коммуникаций, информационная логистика, навыки системного анализа, проактивность, управление временем, управление конфликтом, супервайзинг (контроль и координация)
• Составляющие культуры секретаря руководителя

Документирование деятельности руководителя и организации.

• Основные нормативные документы, регламентирующие делопроизводство
• Организационные основы делопроизводства
• Классификация документов. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации
• Требования к бланкам документов. Оформление различных видов бланков
• Основные и дополнительные реквизиты документа. Формуляр-образец
• Правила составления и оформления организационных, распорядительных, информационно-справочных, договорных документов

Организация документооборота.

• Организация работы с документами. Характеристики документооборота
• Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация документов и контроль исполнения
• Справочно-информационная работа. Номенклатура дел. Формирование и оформление дел
• Подготовка документов к передаче на архивное хранение и уничтожение дел

Особенности деловой переписки.

• Типы писем – классификация по назначению
• Композиция текста письма
• Особенность делового письма: обращение и заключительные этикетные формулы
• Язык и стиль делового письма: тон и характер изложения, точность и ясность, широкое использование языковых формул, использование терминов, и др

Эффективное общение и деловое взаимодействие с руководителем.

• Информационное обеспечение деятельности руководителя (подготовка обзоров, докладов, презентаций). Поиск части информации через Internet. Технические средства подготовки и проведения презентаций
• Планирование и организация рабочего дня руководителя. Виртуальный офис: полноценное рабочее пространство для общения, совместной работы, хранения контента и управления бизнесом
• Контроль исполнения поручений руководителя. Приоритетность выполнения поручений

Поддержание эффективной коммуникации в организации.

• Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации
• Система электронного документооборота и комплексная система управления ЕСМ (Enterprise Content Management) –управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)
• Этика и психология делового общения

Организация эффективной работы приемной.

• Оформление приемной и организация рабочего места секретаря. Технические средства, применяемые для обработки информации
• Дизайн офиса и оформление кабинета руководителя
• Профессиональный прием посетителей: прием сотрудников своей организации по текущим делам, прием представителей других организаций по предварительной договоренности и прибывших внезапно, прием по личным вопросам. Особенности приема командированных и делегаций
• Особенности делового гостеприимства
• Поведение секретаря при проверках организации

Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций).

• Планирование деловых и специальных мероприятий: цели мероприятия, разработка формата и регламента, организационные мероприятия, список приглашенных, бюджетирование, рассылка приглашений, получение заявок на участие и др
• Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию. Документирование деловых мероприятий
• Подготовка приемов: бизнес-ланча, фуршета
• Организация культурной программы,
• Выбор подарков. Основные правила выбора подарков, подарки для различных статусных групп, организация поздравлений

Организация командировок руководителя.

• Информационно-документационное обеспечение деловой поездки руководителя
• Заказ билетов и бронирование отелей

Имидж и этикет секретаря руководителя.

• Деловой этикет и имидж компании: значение для профессиональной деятельности
• Внешний имидж секретаря. Деловой стиль в одежде. Аксессуары и украшения в деловом стиле. Прическа, парфюмерия. «Dress» - код
• Недопустимое во внешнем имидже делового человека

Организация телефонных коммуникаций.

• Технологии приема и распределения телефонных звонков, фиксация и передача сообщений. Входящие и исходящие звонки
• Особенности деловой коммуникации по телефону: основные требования, предъявляемые к деловому телефонному разговору (тон, произношение, информативность, позитивность)
• Хронометраж и наполнение деловых телефонных разговоров: представление, обсуждение, благодарности, прощание

Построение коммуникаций с руководителем.

• Психотипы руководителей и особенности общения с каждым типом
• Управление информацией. Структурирование информации и деятельности в личной работе. Навыки точного и четкого понимания распоряжений
• Оценка персональной эффективности. Навык планирования работы и управления рабочим временем. Причины дефицита времени

Деловое общение с сотрудниками.

• Как общаться с разными типами людей. Уровни коммуникаций и соответствующие модели поведения
• Как выстраивать коммуникацию с сотрудниками разного должностного уровня. Выбор модели коммуникации. Риски и возможности каждой модели, умение применять разные модели коммуникации в различных ситуациях и методы ее развития
• Организация пространства общения

Особенности внешних коммуникаций.

• Навык презентации компании, продукта
• Особенности коммуникаций с разными типами клиентов и партнеров
• Контакты в личном общении. Правила вступления в контакт, самопрезентация, информационная поддержка, завершение контакта, обмен контактной информацией, фиксация информации о результатах
• Поддержание контактов и правила Networking. Алгоритм создания и поддержания деловой сети: цели, задачи, сроки, инструменты, ресурсы

Навыки невербальной поддержки коммуникаций.

• Техники невербальной поддержки коммуникаций: особенности и управление мимикой и жестами
• Управление голосом: тембр, интонации, темп, громкость

Особенности общения в конфликтах и конфликтных ситуациях.

• Навык построения правильного общения в конфликтной ситуации для ее урегулирования
• Правила поведения в поведенческом конфликте. Алгоритм распознавания и управления негативными эмоциями собеседника
• Навыки борьбы с собственными стрессом и негативными эмоциями

При участии двух и более сотрудников от одной компании предоставляются скидки по оплате: 2 человека и более – 7%.

В стоимость обучения входит: методический материал, обеды, кофе-паузы.

По окончании обучения выдается Удостоверение о краткосрочном повышении квалификации в объеме 72 часов.

Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения курса.