Повышение эффективности административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений (АХО) в условиях кризиса: Семинар

День 1

Система управления и административное обеспечение в условиях кризиса

• Основные элементы системы управления
• Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
• Цели и задачи административного обеспечения с учетом финансовых ограничений
• Объекты и инструменты управления исполнительного (административного) директора
• Показатели результативности и эффективности деятельности исполнительного (административного) директора
• Требования к исполнительному (административному) директору в условиях кризиса

Основные задачи и зоны ответственности исполнительного (административного) директора

• Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
• Организация функционирования подразделений, обеспечивающих высшее руководство (секретариат, пресс-служба, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
• Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
• Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
• Организация работы с подрядчиками
• Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
• Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры
• Корпоративные мероприятия и сувенирные программы

Практикум «Разработка должностной инструкции исполнительного (административного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений»

Экономика в деятельности исполнительного директора

• Классификация затрат для целей принятия управленческих решений
• Какие затраты должен планировать и контролировать административный (исполнительный) директор
• Особенности процесса бюджетирования подразделений административного (исполнительного) директора
• Внутренняя себестоимость деятельности подразделений административного (исполнительного) директора
• Чем программы оптимизации затрат отличаются от программ минимизации потерь?
• Варианты программ сокращения затрат для подразделений административного (исполнительного) директора
• Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, аутстаффинга, лизинга в деятельности исполнительного директора
• Facility management
• Fleet management

Практикум «Разработка программы сокращения затрат для своих подразделений, разработка алгоритма вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании»

День 2

Организация документооборота в компании

• Принципы организации документооборота
• Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота: ГОСТы, Приказ Госархива, типовая инструкция по делопроизводству
• Документопоток компании
• Организация работы секретариата
• Организация контроля исполнения поручений

Практикум «Составление реестров поручений и контрольных форм. Составление номенклатуры дел»

Регламентация деятельности компании

• Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы компании
• Регламентирующие документы в пределах компетенции административного директора
• Организация контроля регламентирующих документов

Организация работы административно-хозяйственного отдела (АХО)

Задачи, функционал, зоны ответственности АХО

• Типовое положение АХО
• Должностная инструкция начальника АХО
• Матрица ответственности АХО

Практикум «Разработка типовых задач и функционала АХО»

Организация планирования в АХО

• Планирование состава работ
• Планирование частоты работ
• Планирование качества работ
• Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
• Бюджетирование хозяйственной деятельности

Практикум «Составление годового и месячного планов АХО. Бюджетное планирование в АХО»

Структурирование и организация работы подразделения

• Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
• Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
• Диспетчеризация работ
• Группировка связанных работ, супервайзеры
• Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
  • закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и прочее
  • закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и прочее

Практикум «Разработка структуры АХО на базе подхода «управление по целям» (management by objectives)»

Контроль подразделений АХО

• Организация оперативного контроля качества выполнения работ
• Отчетность служб АХО
• Отчетность руководителя АХО
• Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
• Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов

Практикум «Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество»

Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях

• Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
• Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
• Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
• Контроль хода выполнения работ
• Поддержание презентабельного состояния офиса

Организация работы представительского автотранспорта

• Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
• Диспетчеризация работы автотранспорта
• Критерии выбора автотранспортных средств
• Контроль деятельности и отчетность
• Оплата труда и стимулирование водителей
• Материальная ответственность водителей

День 3 Оплата труда и стимулирование сотрудников обеспечивающих подразделений

• Принципы разработки мотивационных схем персонала
• Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора
• За что платить руководителю и сотрудникам обеспечивающих подразделений
• Постоянная и переменная части зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы
• Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений
• Материальная ответственность сотрудников обеспечивающих подразделений
• Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто

Практикум «Разработка нескольких вариантов мотивационных схем для персонала обеспечивающих подразделений, включая различные варианты KPI. Разбор схем оплаты труда в условиях кризиса»

Оптимизация процессов, затрат, минимизация потерь в зоне ответственности исполнительного директора

• Рассмотрение технологии оптимизации процессов
• Надо ли описывать процессы для их оптимизации?
• Виды нотаций для оптимизации процессов

Практикум «Оптимизация процессов с помощью технологии SIPOC»

• По каким критериям оптимизируют процессы? Только по стоимости? Как еще можно оптимизировать процессы?
• C каких процессов начинать оптимизацию?
• Что такое нормирование? Как применять нормирование в целях оптимизации затрат?

Практикум «Нормирование расхода ГСМ. Что еще можно и нужно нормировать? Мотивация персонала на экономное вождение»

Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»

• Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе
• Борьба с факторами, отнимающими время
• Как вести себя в кризисных ситуациях
• Что такое бережливый офис? Это когда на всем экономят или повышение качества и оптимизация затрат одновременно?
• Как организовать бережливый офис?
• Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях

Практикум «Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений»

Выполнение специальных требований

• Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, производственная санитария, технические сооружения)
• Надзорные организации и взаимодействие с ними
• Действия в случае визита надзорных органов

Практикум «Разработка инструкции действий в случае визита надзорных органов»

В результате обучения вы:

• познакомитесь с современным функционалом административно-хозяйственного обеспечения
• научитесь организовывать свою работу с требуемым уровнем качества, оставаясь при этом в рамках выделенного бюджета
• рассмотрите стандарты организации деятельности обеспечивающих подразделений
• разработаете перспективный план мероприятий, направленный на повышение эффективности (оптимизацию) деятельности подразделений, подчиненных руководителю АХО
• станете обладателем карты постоянного клиента, которая дает возможность пройти обучение на семинарах и программах MBA от Moscow Business School со скидкой 15%

В стоимость обучения входит:

• комплект авторских материалов
• ресторанное питание
• кофе-паузы
• сертификат Moscow Business School

Скидки:

• При участии 2-х и более представителей от одного предприятия предоставляется скидка 10%
• Обладателям карты "Партнер" - скидка 15%