У вас уже есть заявка на текущий период.
Если вы хотите, чтобы данная программа участвовала в розыгрыше гранта в этом месяце, необходимо добавить ее в папку "Интересные мероприятия".
Или создайте заявку на другой период.
Для руководителей служб ДОУ, руководителей архивов предприятий и организаций различных организационно-правовых форм, сотрудников канцелярии, секретариата, общих отделов, секретарей, помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, офис-менеджеров, делопроизводителей, документоведов и архивариусов.
Преподаватель
Доронина Лариса Алексеевна, кандидат экономических наук, доцент, ведущий специалист в области документационного обеспечения управления. Заведующий кафедры правового обеспечения деятельности и безопасности транспортного комплекса Российского университета транспорта.
Савин Вячеслав Владимирович, эксперт, практик и разработчик в области электронного документооборота. Главный аналитик систем электронного документооборота ПАО Магнит. Также являлся руководителем Центра развития ЮЗЭДО в ООО "РосСельхозБанк-ИНТЕХ, отдела аналитики и ИТ-проектов в крупных компаниях — "Сервионика" (входит в ГК "АйТеко"), ОАО Зарубежнефть, ООО ЛУКОЙЛ-Информ.
Иванова Лариса Анатольевна, эксперт-практик с 25-летним опытом преподавательской и административно-управленческой работы в крупных коммерческих и государственных структурах, ведущий эксперт по документообороту фирмы "1С".
Карпычева Елена Вячеславовна, Кандидат исторических наук, доцент кафедры "Информационные технологии в юридической деятельности и документационное обеспечение управления" Юридического института Российского университета транспорта.
Анонс программы
В рамках курса слушатели получат комплексные знания об организации документооборота в организации с учетом новаций законодательства, узнают о современных требованиях ведения делопроизводства, получат практические рекомендации по вопросам управления документами, внедрению и оптимизации системы электронного документооборота.
Описание программы
День 1.
Нормативное регулирование и организация системы делопроизводства.
Система законодательных и нормативных правовых актов. Цель внешнего регулирования — обеспечить соблюдение действующего законодательства, общегосударственных норм и правил работы с документами.
Полномочия Росархива в области нормативного регулирования делопроизводства и архивного дела.
Степень обязательности и проблемы внедрения Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71). Особенности применения общегосударственных требований в коммерческих организациях.
Национальные стандарты Российской Федерации в области документирования, управления документами и работы ...
Подробнее о программе
День 1.
Нормативное регулирование и организация системы делопроизводства.
Система законодательных и нормативных правовых актов. Цель внешнего регулирования — обеспечить соблюдение действующего законодательства, общегосударственных норм и правил работы с документами.
Полномочия Росархива в области нормативного регулирования делопроизводства и архивного дела.
Степень обязательности и проблемы внедрения Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71). Особенности применения общегосударственных требований в коммерческих организациях.
Национальные стандарты Российской Федерации в области документирования, управления документами и работы с электронными документами. Стандарты ГОСТ Р ИСО. Базовый стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1 — 2019. Семейство стандартов серии ГОСТ Р ИСО 30300.
Нормативные документы в области архивного хранения документов.
Правила оформления документов на основе ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Делопроизводство как технология. Принципы организации документооборота.
Принципы организации документооборота. Понятие о документообороте. Правила организации и критерии оценки. Анализ документооборота, учет объёма документооборота, справки и сводки об объёме документопотоков в бумажной и электронной форме.
Приём и предварительная обработка поступающих документов. Приём электронных документов и сообщений. Предварительное рассмотрение поступающих документов, полномочия секретаря или службы делопроизводства. Регистрация документов. Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов. Направление документов на исполнение. Работа исполнителей с копиями поступивших документов в СЭД.
Работа исполнителей с внутренними документами. Регламентация процедуры согласования проектов документов. Параллельное и последовательное согласование. Полномочия исполнителей и руководителей подразделений.
Контроль исполнения документов и поручений. Типовые и индивидуальные сроки исполнения. Полномочия ответственных исполнителей. Контроль исполнительской дисциплины, справки и сводки по срокам, исполнителям и подразделениям. Формирование показателей оценки деятельности (отчеты).
Обработка и регистрация отправляемых документов.
День 2.
Современные требования к управленческим документам. Система и подсистемы организационно-распорядительной документации. Составление и оформление отдельных видов документов.
Система локальных нормативных актов организации в области делопроизводства.
Алгоритм разработки инструкции по делопроизводству на основе Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25 декабря 2020 года № 199). Проблемы структуры и объёма документа. Управление инструкцией как документом, обучение исполнителей. Актуализация действующей инструкции по делопроизводству при внедрении электронного документооборота
Другие организационные документы. Назначение документов: положение, правила, инструкция, регламент.
Распорядительные документы, издаваемые на основе единоначалия. Приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжение, поручение (указание) — типовой формуляр, оформление, структура текста, срок действия, формы представления.
Распорядительные документы коллегиальных органов управления. Протокол, постановление, решение — требования к оформлению, структура текста, срок действия, формы представления.
Составление и оформление справочно-информационных документов. Акт, справка, служебная (докладная, объяснительная) записка, заявление — типовой формуляр, реквизиты, требования к оформлению, структура текста, формы представления.
Понятие о деловой переписке. Классификация видов и разновидностей писем. Общие правила оформления реквизитов и требования к структуре текста. Виды бланков для писем. Бланки писем как элемент фирменного стиля. Главная функция служебного письма — успешная коммуникация. Структура текста письма в рамках управленческих коммуникаций. Речевые формулы вежливости. Языковые особенности служебных писем и слова — "метки" конкретных разновидностей писем.
Требования к стилистике электронных сообщений. Переписка по электронной почте.
День 3.
Документальный и архивный фонды организации. Нормативные требования к организации текущего оперативного и архивного хранения документов.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Обязательность архивного хранения документов в течение нормативных сроков.
Понятия "документальный фонд", "архивный фонд", "архивный документ". Ответственность за организацию текущего оперативного и архивного хранения документов. Ответственность за осуществление текущего хранения и обеспечения сохранности. Документы организации — актив, имеющий ценность.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росарив 31.07.2023 № 77). Проект новой версии Правил.
Перечни документов со сроками хранения. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и Инструкция по его применению (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Сроки хранения документов в бумажной и электронной форме.
Принципы, критерии и этапы экспертизы ценности документов. Создание экспертной комиссии организации. Примерное положение об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43). Организация и документирование работы экспертной комиссии.
Роль номенклатуры дел в систематизации документального фонда. Типы и виды номенклатур дел. Методика и организационные процедуры разработки и ведения номенклатуры дел. Дополнение к номенклатуре дел. Значение номенклатуры дел для составления описей документов. Номенклатура дел как классификатор в системе электронного документооборота.
Архивный фонд организации и установление его границ. Положение об архиве или положение об архивном хранении документов. Документы филиалов, представительств и отделений: их место в архивном фонде головной организации. Ответственность за архивное хранение документов.
Контроль за соблюдением сроков хранения и обеспечением сохранности документов. Полномочия уполномоченных архивных органов. Административная ответственность за несоблюдение сроков хранения.
Организация хранения и обеспечение сохранности архивных документов. Требования к зданию, помещениям и техническому оснащению архива. Требования к режимам хранения документов. Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива. Обзор современного оборудования для оснащения архивных помещений, обработки и хранения архивных документов.
Система учетных документов архива. Состав основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов. Дело фонда. Виды описей дел. Методика составления описей дел электронных документов.
Комплектование архива организации. Список структурных подразделений-источников комплектования.
Порядок подготовки дел для передачи в архив (на архивное хранение). График приёма-передачи. Архивно-техническая обработка, составление внутренних описей дел. Оформление обложек дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.
Описи дел структурных подразделений и проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению. Годовые разделы сводных описей и сводные акты.
Использование архивных документов в управленческой деятельности и в целях защиты социальных прав граждан. Порядок выдачи архивных документов по запросам уполномоченных государственных органов и контроль за их возвратом.
Архив научно-технической документации.
Организация архива научно-технической документации. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Федерального архивного агентства от 09.12.2020 № 155, зарегистр. Минюстом России 12.03.2021 № 62735): характеристика нормативного правового акта. Основные положения.
Электронный архив научно-технической документации (НТД) как часть корпоративной информационной системы (КИС). Особенности электронного архива НТД. Взаимодействие службы делопроизводства, архива и службы НТД.
День 4.
Электронный архив организации: соблюдение требований, практические вопросы организации и технического обеспечения.
Регулирование архивного хранения документов в электронной форме. Понятие "архив электронных документов". ГОСТ Р ИСО 30300–2015, ГОСТ Р 7.1.101-2018/ИСО 30301:2011 и др. Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. N 77. (экспертный комментарий). Перспективы развития нормативной базы.
Требования к архивному хранению ЭД. Функциональные требования к системам хранения ЭД. Аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования ЭД: технологии защиты; технологии обеспечения долговременной сохранности ЭД; поддержка миграции и конвертации; форматы хранения.
Стандарты, руководства и методические рекомендации. Особенности экспертизы ценности электронных документов.
Подходы к организации архивного хранения электронных документов.
Технологии создания электронного архива и электронного хранения документов.
Оцифровка бумажного архива. Целесообразность и перспективы оцифровки. Электронный дубликат архивного документа. Конвертация документов. Электронные дубликаты документов на бумажном носителе. Перевод документов в электронную форму (сканирование, распознавание, идентификация и маркировка). Придание юридической значимости ЭД.
Организация процесса передачи оцифрованных документов.
Хранение оцифрованных документов на физически обособленных носителях записи, в составе информационной системы электронного архива.
Услуги "архивного" аутсорсинга. Использование "облачных" технологий.
День 5.
Построение электронного документооборота.
Краткий комментарий изменений в законодательных и других нормативно — правовых актах, регулирующих ЭДО и архивное хранение.
Законодательная база, регламентирующая использование электронной подписи.
Федеральный закон No 63 "Об электронной подписи": практика применения и анализ проблем.
Изменения в Закон No 63-ФЗ. Федеральные законы от 8 июня 2020 г. No 166-ФЗ и от 2 июля 2021 г. No 359-ФЗ.
Правовая база работы удостоверяющих центров и применения простой и усиленных ЭП, применение усиленной квалифицированной электронной подписи.
Федеральный закон от 27.12.2019 No 476-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об электронной подписи" и ст.1 ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и Муниципального контроля".
Совершенствование законодательства, регламентирующего использование ЭП. Планируемые изменения в Закон No 63-ФЗ "Об электронной подписи".
Правила конвертации электронных документов, а также порядок их хранения и создания электронных и материальных дубликатов законопроект No 1173189-7 "О внесении изменений в Федеральный закон „Об информации, информационных технологиях и о защите информации“ и отдельные законодательные акты"). "Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности" и план мероприятий по её реализации, утв. Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол президиума от 25.12.2020 No 34).СЭД как инструмент управления документами. Электронные документы в деловой деятельности.
Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77). Функциональные требования к СЭД. Современная оценка эффективности применения.
Критерии выбора системы электронного документооборота и систем хранения электронных документов ("электронный архив"). Достоинства и специфика различного программного обеспечения. Современная практика и оценка качества СЭД. Обоснование выбора оптимального варианта СЭД. Анализ рынка СЭД и предложений вендеров по реализации требований бизнес-пользователей.
Новые технологии в применении систем электронного документооборота на предприятии. Проблемы интеграции СЭД в информационное пространство компании. Современное видение КИС. Способы и нюансы интеграции различных приложений в рамках выбранной СЭД. Методика и практические рекомендации по выявлению лучших для своей компании вариантов СЭД.
Методика внедрения СЭД. Роль службы делопроизводства в реализации проекта по внедрению СЭД. Разработка локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации в области электронного документооброта.
Информационная безопасность в системе электронного документооборота организации. Обеспечение конфиденциальности, доступности и целостности документов в СЭД. Защита персональных данных в соответствии с ФЗ № 152.
Практические вопросы внедрения электронного документооборота в организации. Анализ лучших практик российских компаний по эффективному внедрению и эксплуатации СЭД, СУД (системы управления документами) и КИС (корпоративной информационной системы).
Курс соответствует профессиональным стандартам "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" (регистрационный номер 37509, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2018 № 276н).
Цели обучения:
Изучение действующего законодательства и нормативных правовых актов в сфере делопроизводства и архивного дела.
Формирование компетенций в области нормативного регулирования работы с документами.
Ознакомление с методами анализа и оптимизации основных делопроизводственных операций.
Актуализация практических навыков составления и оформления основных видов управленческих документов.
Изучение современных правил ведения деловой переписки.
Формирование практических навыков в области текущего оперативного и архивного хранения документов.
Ознакомление с методами оптимизации документооборота.
Получение сведений о современных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов.
Изучение правил применения электронных подписей в электронном документообороте.
В результате обучения участники курса приобретут практические навыки:
Реализации нормативных требований к организации процессов документирования и технологии делопроизводства.
Документирования управленческой деятельности и работы с документами системы организационно-распорядительной документации.
Организации и оптимизации документооборота организации.
Организации приема, регистрации и рассмотрения документов.
Организации контроля исполнения документов.
Организации текущего оперативного хранения документов.
Разработки и ведения номенклатуры дел.
Подготовки дел к архивному хранению.
Проведения экспертизы ценности документов, составления описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению.
Реализации типовых функциональных требований к системе электронного документооборота (СЭД) и системе хранения электронных документов (СХЭД).
Условия участия:
В стоимость обучения входит: Методический материал, кофе-паузы.
Документ по окончании обучения: По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 40 часов (в соответствии с лицензией на право ведения образовательной деятельности, выданной Департаментом образования и науки города Москвы).