У вас уже есть заявка на текущий период.
Если вы хотите, чтобы данная программа участвовала в розыгрыше гранта в этом месяце, необходимо добавить ее в папку "Интересные мероприятия".
Или создайте заявку на другой период.
22.09.2020 - 25.09.2020 Уточните расписание у организатора. Возможно он не успел обновить расписание.
Форма обучения:
Online
Вид мероприятия:
Вебинар
Тип мероприятия:
Открытые
Целевая аудитория
Для помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, секретарей, секретарей службы ресепшн, офис-менеджеров и менеджеров административно-хозяйственных подразделений.
Преподаватель
Чужинова Любовь Александровна, преподаватель-консультант, автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуникациям, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу.
Анонс программы
В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации.
Описание программы
День 1.
Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя.
Функциональная карта вида профессиональной деятельности.
Деловые и личные качества, необходимые в работе помощника руководителя. Умение произвести благоприятное впечатление.
Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики.
Зонирование рабочего пространства.
Особенности должностной позиции помощника руководителя.
Роль помощника руководителя в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры. Обеспечение процессов управления в соответствии со стандартами организационной культуры.
Роль и место помощника руководителя в управленческом процессе. Функциональные ...
Подробнее о программе
День 1.
Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя.
Функциональная карта вида профессиональной деятельности.
Деловые и личные качества, необходимые в работе помощника руководителя. Умение произвести благоприятное впечатление.
Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики.
Зонирование рабочего пространства.
Особенности должностной позиции помощника руководителя.
Роль помощника руководителя в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры. Обеспечение процессов управления в соответствии со стандартами организационной культуры.
Роль и место помощника руководителя в управленческом процессе. Функциональные направления в его работе.
Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы.
Информационная поддержка деятельности руководителя.
Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра.
Бездокументное обслуживание управления.
Подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов.
Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам.
Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя.
Подготовка бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
Участие в подготовке презентаций, выставок, пресс-конференций.
Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
Особенности работы с конфиденциальной информацией. Защита информации при проведении переговоров, совещаний и работе с посетителями.
Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, снижение затрат.
Основы деловой коммуникации.
Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи. Особенности письменных коммуникаций.
Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации.
Коммуникационные барьеры и пути их минимизации.
Деловая беседа. Правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы. Классификация вопросов как регламентаторов беседы.
Закон гармонизирующего диалога. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие.
Ассистентские функции помощника руководителя.
Организация сервисного обслуживания руководителя.
Работа с информацией. Мониторинг информации в сфере интересов руководства. Оптимизация информационных потоков.
Подготовка рабочих документов и материалов для совещаний, переговоров, выступлений руководителя.
Организация снабжения офиса.
Предметы первой необходимости.
Офисное оборудование и расходные материалы.
Конъюнктура рынка. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
Сбор и обобщение заявок.
Организация курьерской доставки.
Организация командировок.
Заказ билетов и гостиниц.
Оформление виз.
Прием командированных.
Оформление приглашений иностранным гражданам.
День 2.
Документирование управленческой деятельности. Современное делопроизводство.
Документационное обеспечение управления. Задачи делопроизводственной службы организации.
Современные требования к составлению и оформлению документов. Нормативы, регламентирующие работу с документами. ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов." Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству.
Основные функции документа, обеспечение его юридической силы. Документ как источник информации.
Грамотное оформление документов – необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации.
Требования ГОСТ к оформлению реквизитов, составляющих документ. Обязательные и дополнительные реквизиты.
Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны.
Формуляры основных документов.
Особенности оформления конфиденциальных документов.
Система организационно-распорядительной документации.
Классификация документов и их функции.
Назначение организационных документов (уставы, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции) их особенности.
Специфика и роль распорядительных документов (приказы по основной деятельности, решения, распоряжения).
Информационно-справочные документы (служебные и коммерческие письма, докладные и служебные записки, акты, протоколы, справки и др.)
Официально-деловой стиль и его требования.
Унификация языка служебных документов - формирование системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения Использование устойчивых языковых конструкций – клише, типовых текстов, текстов-трафаретов. Употребление терминов, профессионализмов, канцеляризмов, сокращений. Структура текста.
Основные требования к тексту документов. Точность, ясность, лаконичность, нейтральный тон изложения. Одноаспектность.
Дизайн документа как средство повышения его эффективности. Правила внешнего оформления текста: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, пояснение и постскриптум, рубрикация и т.п.
Редактирование текста. Типичные стилистические, смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов.
Требования к управленческой информации.
Деловая переписка.
Общая характеристика служебной переписки, ее классификация.
Внешняя и внутренняя переписка: гарантийные, сопроводительные, циркулярные письма; просьбы, напоминания, предложения, запросы; особенности составления ответных писем, служебные записки. Коммерческие письма: запрос, оферта, рекламация и ответы на них. Электронные и факсимильные сообщения.
Психологические аспекты деловой переписки. Индуктивный и дедуктивный методы. Правила аргументации. Специфика письменной деловой коммуникации.
Культура официальной переписки и ее основные принципы.
Этикет деловой переписки. Формулы вежливости, варианты обращений и заключительных фраз.
Особенности переписки по электронной почте.
Организация работы с документами.
Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация.
Документооборот, его количественные и качественные характеристики.
Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации.
Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы.
Систематизация документов. Правила формирования дел.
Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, структура.
Определение сроков хранения документов.
Задачи экспертной комиссии. Экспертиза ценности дел.
Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря с конфиденциальной информацией.
Практическая часть:
Анализ ошибок в оформлении писем и других документов.
Редактирование текста служебной записки, письма.
Разбор вариантов, предлагаемых слушателями.
Упражнения по стилистике.
Редактирование и устранение типичных ошибок деловой речи.
Техника речи. Совершенствование интонационной выразительности.
Дикционные упражнения.
Упражнения на дыхание и развитие голоса.
День 3.
Психологическая культура делового общения.
Основные принципы построения успешного межличностного общения.
Этикет невербального общения.
Барьеры общения.
Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин.
Особенности общения "мужчина-женщина" в деловой сфере.
Общепринятые нормы культуры в деловом мире.
Особенности делового общения.
Деловой этикет, его основные принципы.
Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность.
Культура речи.
Основные этикетные требования к культуре речи. Искусство комплимента.
Правила приветствия, представление при знакомстве. Обращение.
Визитная карточка, ее основные функции .Требования к оформлению.
Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство дарить и принимать подарки.
Технология визуального имиджа.
Основные стили мужской и женской одежды.
Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили. Их особенности применения в деловой сфере.
Основные ошибки в оформлении внешности деловой женщины и мужчины.
Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары.
Одежда руководителя для проведения переговоров, официальных и неофициальных мероприятий.
День 4.
Этикет общения по телефону. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора.
Особенности делового телефонного разговора.
Характеристики "плохого" и "хорошего" голоса.
Метод "телефонной улыбки".
Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы.
Привычные выражения.
Подготовка телефонного разговора, композиция.
Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Умение слушать - важная часть телефонного общения.
Звонки входящие и исходящие.
Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону.
Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании.
Этикет мобильной связи.
Прием посетителей. Основные правила гостеприимства.
Правила хорошего тона при приеме посетителей (партнеров, клиентов).
Уважение к клиенту - как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Как встречать посетителя и представлять его руководству, другим сотрудникам.
Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента (посетителя).
Выявление основных потребностей и намерений посетителя.
Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать. Как встретить VIP-клиента (партнера).
Основы офисного гостеприимства.
Организация и проведение протокольных мероприятий.
Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, конферентных мероприятий.
Планирование встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале.
Правила рассадки в автомобиле.
Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров.
Основные схемы рассадки за столом переговоров. Оформление стола для переговоров и совещаний.
Особенности общения с иностранными партнерами.
Курс разработан в соответствии с требованиями профессиональных стандартов:
"Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" (регистрационный номер 37509, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2018 № 276н);
"Специалист по управлению документацией организации" (регистрационный номер 46898, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н).
В результате обучения участники курса:
приобретут системные знания по организации документооборота и административной поддержки руководителя: планирования рабочего дня руководителя. решения организационных вопросов рамках своей компетенции,
освоят особенности делового этикета и психологические основы работы с руководителем и сотрудниками,
получат практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий,
получат практические навыки по ведению делопроизводства в компаниях,
познакомятся с методиками построения эффективной системы планирования рабочего дня руководителя,
научатся применять изученные методики секретарского обслуживания на практике,
повысят свой профессиональный уровень подготовки.
Цели курса:
Передать навыки организации эффективной ежедневной деятельности руководителя, организации работы с документами, отвечающей актуальным требованиям законодательства.
Что входит в стоимость
Методический материал.
Документ по окончании обучения
По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы).