Офисная служба: организация работы и современные технологии делопроизводства: Семинар

1. Необходимость или факультативность офисной службы (подразделения делопроизводства) в компании. Ответственность, функции, задачи и цели деятельности подразделения. Расчет численности персонала подразделения в зависимости от ожидаемых результатов его деятельности. Алгоритм построения работы службы делопроизводства – практические рекомендации. Особенности взаимодействия офисной службы (службы делопроизводства) с другими подразделениями. Планирование и отчетность деятельности офисной службы (службы делопроизводства). 

2. Нормативная регламентация деятельности подразделения. Должностные инструкции и процедуры внесения в них изменений. Квалификационные требования (профиль должности) работников офисной службы. Легитимность предварительного тестирования кандидатов в работники офисной службы (службы делопроизводства). Оценочные процедуры деятельности каждого работника. Мотивация, лояльность, корпоративная этика и офисные службы. Увольнение работника. минимизация рисков компании при увольнении работника.

3. Законодательные нормативные документы, регламентирующие документооборот в организации. Ключевые изменения 2013 года. Порядок актуализации фактических нормативных локальных актов. Особенности внедрения в действующей организации новых требований в действующие регламенты. Ответственность руководителя службы делопроизводства перед работодателем, государством.

4. Организационное обеспечение документооборота и делопроизводства в компании. Структура, график документооборота. Процедура образования документа в организации. Основные управленческие документы. Требования к внутренним и внешним документам. Порядок контроля исполнения. Унификация документов отдельно взятой организации. Табель форм. Номенклатура. 

5. Требования к оформлению и тексту документа. Реквизиты документа. Регистрационные формы и требования к их содержанию. Отличия и особенности оформления различных групп документов (приказы, протоколы, акты, претензионные письма и прочее). Деловое письмо как официальный документ. Придание юридической силы документу. Особенности работы с факсимильными, электронными, бумажными почтовыми отправлениями. Международные правила оформления документов. 

6. Особенности документирования обращений граждан. Требования к регистрации, документированию и работе с устными обращениями граждан. Сроки. Особенности взаимодействия с государственными организациями и контролирующими органами. 

7. Электронный документооборот. Корпоративная информационная система компании. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты и проч.). Особенности составления электронных документов. Юридическая сила электронных документов и порядок их оформления. Автоматизированный контроль исполнения документов. Принципы создания электронного архива документов компании. Проблемы обеспечения режима ограничения доступа при хранении, размножении и уничтожении электронных документов.

8. Документооборот с ограничением доступа (конфиденциальная информация, персональные данные, коммерческая тайна, личная тайна и прочее). Законодательная основа документирования информации с ограничением доступа. Необходимые локальные нормативные акты. Издание, регистрация, организация, учет и контроль исполнения документов с ограничением доступа. Тиражирование, копирование и учет копий документов с ограничением доступа. Организация хранения документов с ограниченным доступом. Процедура уничтожения документов с ограниченным доступом в связи с истечением сроков хранения. Проблемы обеспечения режима ограничения доступа к информации при хранении, размножении и уничтожении электронных документов.

9. Текущее и архивное хранение документов. Прием документов от структурных подразделений и исполнителей. Топография и учет единиц хранения. Выдача справок социально–правового характера. Особенности хранения электронных документов. Требования к помещению, оборудованию и инвентарю. Процедура и технология подготовки документов к архивному хранению. Экспертная комиссия организации – её права, задачи и ответственность. Методика проведения экспертизы документов.

Дополнительная информация

Всем участникам выдается Удостоверение о повышении квалификации (72 часа)

Все слушатели обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов по теме семинара.

Для участников семинара организуются кофе-брейки, бизнес-ланчи и интересная культурная программа.