Программа семинара
Организация эффективного документооборота:
Виды бланков
Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа;
Понятие копии и подлинника
-
виды копий
-
порядок удостоверения и оформления копий.
Текст документа. Общие требования.
Организационные документы (устав, положение, правил, инструкции)
Информационно-справочные документы (акты, справки, объяснительные и докладные записки, письма, телеграммы и др.);
Прием, доставка, отправка документов;
Учет объема документооборота;
Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов
Формы регистрации
Контроль за сроками исполнения, технология ведения контроля;
Особенности работы с финансовыми документами. Нормы времени на работы по созданию и обработке документации;
Систематизация документов;
Номенклатура дел:
-
виды,
-
работа с номенклатурой;
Правила формирования и ведения дел. Порядок выдачи и изъятия документов и дел в текущем делопроизводстве;
Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу;
Экспертиза ценности документов. Положение об экспертной комиссии;
Оформление результатов экспертизы. Сдача дел в архив.
Правовые и организационно методические вопросы работы архива предприятия
Основные правила работы архивов
Требования к организации архива организации
-
Организация архива на предприятиях различных форм собственности.
-
Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников архива.
-
Требования к оборудованию архива
Режим хранения.
-
Режим доступа в архив
-
Ответственность за состояние документального и архивного фонда.
-
Перечни Требования к размещению, классификации и учету документов в архиве со сроками хранения и их применение.
-
Обеспечение сохранности документов.
Требования к помещению архива.
-
Размещение, классификация и учет документов в архиве.
-
Ответственность за правильность формирования, оформления дел и обеспечение их сохранности
Научно-справочный аппарат (историческая справка, дело фонда, предисловие к описям).
Информационно-справочная работа с документами архива. Составление паспорта ведомственного архива.
Требования к организации деятельности архива.
Основные правила работы архивов организаций.
Ответственность за состояние документального фонда.
Штрафные санкции, налагаемые за несанкционированное уничтожение и гибель документов, несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения.
Правила формирования и оформления дел.
Организация архивохранилища.
Прием-передача документов на архивное хранение.
Использование документов архива.
-
Выдача документов для работы сотрудникам организации и во временное пользование, выдача дел в сторонние организации, правоохранительные органы.
-
Выдача справок социально-правового характера.
Виды работ, необходимые для работы архива.
Возможные меры
-
Экспертиза ценности документов ведомственного архива.
-
Положение об Экспертной комиссии.
-
Организация ее работы.
-
Критерии отбора документов.
-
Порядок проведения экспертизы ценности документов.
-
Оформление результатов экспертизы. Составление описей дел постоянного и долговременного хранения, по личному составу.
Особеrнности передачи в архив и хранения финансовых документов.
Порядок выделения дел к уничтожению для восстановления поврежденных документов, оказание платных услуг.
Изъятие документов из архива.
Работа с архивными запросами.
-
Требования к составлению архивных справок, копий, выписок.
-
Подготовка дел к передаче на государственное хранение.
-
Составление исторической справки к документам.
Взаимоотношения с учреждениями системы федеральной архивной службы России.
Заключение договоров с госархивами.
Право собственности на документы, передаваемые в государственный архив.
Организация электронного архива.
Нормативная база в области хранения документов на электронных носителях.
Понятие электронного архива.
Технология внедрения электронного документооборота.
Проблемы и возможные решения, отечественный опыт и опыт зарубежных стран.
Особенности экспертизы ценности электронных документов.
Требования к архивному хранению электронных документов: технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции, форматы хранения.
Электронный архив документов.
Создание и управление структурой архива электронных документов.
Хранение электронных документов различных форматов (pdt, doc, itf и др.).
Разделение прав доступа к документации.
Система безопасности
Всем слушателям семинаров и тренингов выдаются раздаточные материалы. Методические пособия могут быть как на бумажном, так и на электронном носителе.
По окончании семинаров и тренингов все участники получают именные сертификаты установленного образца.
Автор и ведущий семинара:
Доронина Лариса Алексеевна Кандидат экономических наук. Доцент кафедры ДИДОУ. Заместитель директора института информационных систем управления Государственного университета управления.
