Секретарь - личный помощник. Специалист по документационному и организационному обеспечению: Повышение квалификации

1. Нормативно-правовая база

1. Нормативно-правовая база делопроизводства. Регламентация работы службы. Зачем нужны регламенты и как оформлять?
2.  Последние новшества и ожидаемые изменения в нормативной базе.  ГОСТ  7.0.97-2016 с 01.07.2017 (взамен ГОСТ Р 6.30-2003). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
3. Источники информации по организации делопроизводства, необходимые в работе.

2. Виды и требования к управленческой документации

Зона ответственности специалиста по документационному обеспечению.  Для чего нужна и как определить? 

Требования к оформлению документов. Бланки документов. Схема движения документов.

Работа с востребованными функциями программ Word, Excel, PowerPoint. 

Назначение и подготовка документов различных систем документации:

• организационные документы;
• распорядительные документы как форма реализации управленческих решений (приказы, указания,  распоряжения, протоколы);
• деловая переписка как средство обеспечения внешнего взаимодействия; культура делового письма; оформление деловых писем и их разновидности;
• документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки);
• особенности оформления и организации работы с договорной документацией и иные виды ОРД.
• практика составления организационных документов.

3. Организация эффективного документооборота

1. Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации. Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов.
2. Организация работы с документами внутренней переписки.
3. Организация контроля исполнения документов и поручений.
4. Управление рисками как способ их минимизации и повышения эффективности  в работе с документами.
5. Практика оформления журналов регистрации документов

4. Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления

1. Общая характеристика документов.
2. Порядок разработки, утверждения и введения в действие.
3. Виды, общая характеристика, назначение документов. Значение  раздела «Термины и определения».
4. Практика разработки локальных актов

5. Вопросы внедрения электронного документооборота в организации как средство оптимизации работы с документами

1. Критерии готовности предприятия к внедрению СЭД.
2. Роль предпроектного обследования организации делопроизводства предприятия.
3. Проблемы этапов внедрения системы электронного документооборота.
4. Как выбрать  СЭД. Примеры систем. Разбор систем электронного документооборота на примере программы Директум.

6. Основы кадрового делопроизводства

1. Классификация кадровых документов. Виды кадровых документов: штатное расписание, заявление, приказ, трудовой договор, должностная инструкция и т.д.
2. Поэтапные процедуры оформления приема и увольнения сотрудников. Типичные ошибки документирования процедур приема и увольнения.
3. Документирование предоставления отпусков работникам. График отпусков.
4. Трудовая книжка работника: учет, правила внесения записей. Обеспечение сохранности трудовых книжек.
5. Личная карточка работника: - обязательность заполнения   - внесение записей в периоды работы. Учет и хранение личных карточек.
6. Практика заполнения кадровых документов

7. Систематизация документов и организация их хранения. Архив

1. Основные признаки формирования дел.
2. Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов. 
3. Включение электронных документов в номенклатуру дел.
4. Организация текущего хранения документов.
5. Подготовка и обработка дел к передаче на архивное хранение.
6. Практика разработки номенклатуры дел

8. Секретарь в структуре управления

1. Роль секретаря - помощника руководителя, как участника процесса документационного обеспечения управления предприятием.
2. Функции и должностные обязанности секретаря.
3. Деловые и личностные характеристики современного секретаря.
4. Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации.
5. Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной.
6. Рациональное планирование рабочего времени секретаря.
7. Совершенствование взаимодействия руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя  и расстановки приоритетов.

9. Подготовка и проведение коллегиальных мероприятий и переговоров

1. Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.
2. Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации. 
3. Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице.
4. Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание, командировочное удостоверение.
5. Подготовка и  порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия.

10. Организация личных приемов руководителя

1. Правила организации приема посетителей. Порядок записи на прием. Подготовка к приему и его проведение.
2. Документирование результатов личного приема.
3. Правила сервировки чайного стола.
4. Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений. Основы эргономики офиса и флористики.

11. Психология делового общения. Основы конфликтологии

1. Конфликтология. Управление организационным конфликтом. Виды, причины, стадии развития конфликта. Стили поведения в конфликте. Этапы разрешения и способы урегулирования конфликта. Методы профилактики конфликтов.
2. Стресс-менеджмент. Причины и симптомы стрессового напряжения. Способы сохранения и восстановления эмоционального равновесия и работоспособности. Антистресс - профилактика.
3. Условия переговорного процесса. Стратегии ведения переговоров.
4. Позиционный и принципиальный подход в переговорах. Анализ эффективности основных стратегий ведения переговоров.
5. Подготовка и планирование переговоров. Анализ факторов ситуации и поведения участников. 
6. Правила разработки сценария  переговоров. Этапы переговорного процесса.
7. Эмоциональная составляющая в переговорах.
8. Психологические особенности обмена уступками и обсуждения условий.
9. Правила эффективной аргументации, убеждение при сопротивлении. Техники работы с сомнениями.
10. Методы конструктивного поведения. Противодействие неконструктивному поведению.