Эффективный помощник руководителя: профессиональные навыки (Израиль, Тель-Авив): Семинар

Деловые качества помощника руководителя

• Диагностика основ личной эффективности
• Диагностика своих целей
• Диагностика своих ценностей
• Диагностика своих коммуникаций
• Диагностика управления своим временем
• Диагностика своей мотивацией
• Диагностика управления своими эмоциями и своим EQ

Организация офиса и рабочего места помощника руководителя

• Бережливый офис
• Правила поддержания порядка на рабочем столе
• Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда

Организация работы руководителя

• Планирование рабочего дня руководителя
• Деловое взаимодействие с руководителем
• Понимание задач, стоящих перед руководителем, приоритетность выполнения поручений
• Трудные ситуации в общении с коллегами и возможности их решения. Формы вежливого отказа
• Специфика донесения негативной информации
• Умение правильно строить отношения. Правила прочных и конструктивных отношений в офисе. Выполнение деликатных поручений
• Уверенное и эффективное взаимодействие с коллегами, руководителем, деловыми партнерами, клиентами. Общение с родственниками руководителя
• Мобильные приложения для организации рабочих процессов, Tasker и TO-DO листы
• Travel – поддержка: чек-лист организации командировок: бронирование, на чем можно сэкономить; транспортные секреты

Деловое общение

• Коммуникации в деловом общении
• Взаимодействие с клиентами, партнерами
• Типы клиентов и виды обращения к ним
• Правила настроя на собеседника
• Голос помощника руководителя и характер его воздействия на собеседников
• Как влиять на собеседника?
• Работа с голосом (тембр, темп, интонации и т.д.)
• Вербальные характеристики речи (лексика, построение фраз и т.д.)
• Как профессионально слушать?
• Методы активного слушания
• Как управлять процессом общения с помощью вопросов?
• Невербальные коммуникации. Язык тела. Лицо. Мимика. Жесты. Позы
• Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем и коллегами: Служебная вертикаль – отношения в системе "Руководитель-подчиненный"
• Служебная горизонталь – отношения в системе "коллега-коллега"
• Манипуляции в общении. Как избежать манипуляции
• Правила вежливого отказа. Как сказать "нет"
• Алгоритм поведения в конфликтной ситуации

Телефонный бизнес-этикет

• Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
• Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации)
• Звонки входящие и исходящие. Сохранение и передача информации. Информирование по телефону
• Регистрация поступающих звонков
• Перенаправление телефонных звонков руководству
• Алгоритм ведения телефонной беседы
• Скрипты и речевые модули в телефонном общении
• Установление контакта с собеседником
• Управление деловой беседой в процессе телефонных переговоров
• Техники вопросов и активного слушания
• Как сгладить конфликтные и сложные ситуации в телефонном общении?

Офисное гостеприимство. Правила и стандарты

• Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
• Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
• Подготовка к встрече деловых партнеров
• Чай-кофе для посетителей. Когда предлагать чай-кофе?
• Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола
• Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Организация совещаний и других конферентных мероприятий

• Этапы подготовки совещаний/переговоров/деловых встреч
• Как составлять повестку дня?
• Составление программы конферентного мероприятия. Как быстро составить программу мероприятия?

Протокол. Правила составления и оформления протокола совещаний/собраний

• Алгоритм составления и оформления протокола
• Правила составления текста протокола, применение официально-делового стиля в тексте
• Перевод прямой речи в косвенную речь, типичные ошибки
• Обобщение результатов, правильное формулирование выводов по вопросам повестки дня
• Примеры оформления протоколов

Продуктивность. Развитие полезных навыков и привычек

• Что такое продуктивность: определение, выгоды от повышения продуктивности, цели в области продуктивности
• Что снижает продуктивность: лень, прокрастинация, слабое здоровье и нехватка энергии, стресс и эмоциональное выгорание, неясность целей, недостаток контроля
• Три направления развития продуктивности
• Здоровье и энергия: тело (спорт, питание, отдых), разум (осознанность, медитация, эссенциализм, опора на собственные ценности)
• Профессиональные навыки: анализ структуры и перспективности, инструмент: "Колесо Профессионального Развития"
• Привычки: развитие полезных, избавление от мешающих
• Вдохновение и мотивация: что мотивирует, что демотивирует, "Волшебный пендель"
• Фокусировка: концентрация на приоритетном, отказ от второстепенного, присутствие в настоящем моменте
• Реализация: дисциплина и сила воли, простой и чёткий План, теория малых шагов, оценка прогресса, график роста