Профессиональный секретарь и помощник руководителя: Повышение квалификации

Раздел 1. Нормативно-правовая база делопроизводства

• Четырехуровневая система законодательных и нормативно-правовых документов, определяющих порядок работы с организационно-распорядительной документацией в системе делопроизводства организации.
• Новый стандарт в оформлении документов ГОСТ 7.0.97-2016 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (взамен ГОСТ Р 6.30-2003). Определение состава реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с учетом применения информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Понятие – юридическая сила документа. Обеспечение правового статуса электронных документов.

Раздел 2. Организация документирования управленческой деятельности в организации

• Разработка унифицированных форм документов, табеля и альбома унифицированных документов, используемых в документационном обеспечении управления организации
• Организация контроля соблюдения требований по подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления в организации
• Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деловыми процессами.

Раздел 3. Виды управленческой документации в деятельности организации.

Классификация управленческой документации. Назначение документов различных систем документации, требования, предъявляемые к текстам документов:

• Организационные документы;
• Распорядительные документы как форма реализации управленческих решений (приказы, указания,  распоряжения, протоколы, решения);
• Документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки, представления);
• Особенности оформления договорной документации;
• Иные виды ОРД.

Раздел 4. Организация эффективного документооборота в организации

• Понятие и принципы организации документооборота организации.
• Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации.    Ведение регистрационных и учетных форм документов организации. Отличие регистрации от учета документов. Электронные формы регистрации документов.
• Организация передачи документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в организации.
• Порядок согласования и удостоверения (подписания, утверждения) документов в организации.
• Проведение анализа информационных и документационных потоков в организации. Формирование маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организации, в т.ч. в электронном виде. Разработка технологии работы с документами и информацией в организации. Способы доведения управленческих решений до исполнителей.
• Организация контроля за исполнением документов и поручений. Значение организации контроля за движением документов. Мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в организации. Отчетные формы контроля.
• Осуществление контроля функционирования системы документационного обеспечения управления организации.
• Управление рисками как способ их минимизации и повышения эффективности в работе с документами.
• Обеспечение взаимодействия подразделений организации при решении задач в области документационного обеспечения ее управления.

Раздел 5. Осуществление информационно-справочной работы с документами организации

• Формирование и ведение баз данных об организационно-распорядительных документах организации, в т.ч в электронной форме.
• Формирование требований к разграничению уровней доступа работников организации к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями.
• Обеспечение доступа к документам и информации организации.
• Формы представления информации по запросу руководства организации. Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам документационного обеспечения управления. Поиск и предоставление информации по документационному обеспечению управления по запросам работников организации.

Раздел 6 Бизнес-этикет. Деловое общение

• Имидж. Бизнес-этикет
• Представительская функция секретаря.
• Корпоративный имидж и деловая одежда.
• Одежда и аксессуары деловой женщины. Dress-code.
• Культура поведения и служебный этикет.
• Деловое общение
• Коммуникации в деловом общении.
• Взаимодействие с клиентами, партнёрами.
• Методы активного слушания.
• Как управлять процессом общения с помощью вопросов?
• Невербальные коммуникации.
• Служебная вертикаль — отношения в системе "Руководитель-подчинённый".
• Служебная горизонталь — отношения в системе "Коллега-коллега".
• Алгоритм поведения в конфликтной ситуации.
• Телефонное общение
• Этикет ведения делового телефонного разговора.
• Работа с голосом (тембр, тон, чёткость, темп речи, интонации).
• Звонки входящие и исходящие.
• Сохранение и передача информации. Информирование по телефону.
• Регистрация и перенаправление поступающих звонков.
• Алгоритм ведения телефонной беседы.
• Скрипты и речевые модули в телефонном общении.
• Установление контакта и управление деловой беседой телефоном разговоре.
• Техники вопросов и активного слушания.
• Как сгладить конфликтные и сложные ситуации в телефонном общении
• Правила деловой электронной переписки
• Стиль и структура делового письма.
• Основные ошибки, которых надо избегать.
• Приветствие и заключительные формулы вежливости в деловом письме.
• Речевые формулы в деловой переписке.
•  Офисное гостеприимство. Правила и стандарты
• Подготовка к встрече деловых партнёров.
• Чай-кофе для посетителей.
• Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола.

Раздел 7  Секретарь – ассистент руководителя

• Взаимодействие секретаря с руководителем
• Формы взаимодействия секретаря с руководителем.
• Как грамотно принимать распоряжения руководителя.
• Как давать обратную связь руководителю
• Как определить причину недовольства руководителя и предотвратить конфликт
• Административное и организационное сопровождение руководителя
• Какие качества помощников ценят руководители любых уровней.
• Ведение базы контактов руководителя.
• Travel-поддержка. Этапы организации деловых поездок и командировок руководителя.
• Бережливый офис. Организация работы приёмной и рабочего места по системе 5S.
• Организация совещаний и других деловых мероприятий
• Этапы подготовки совещаний/переговоров/деловых встреч. Как учесть все нюансы?
• Как составлять повестку дня и программу мероприятия?
• Основы гостеприимства на переговорах и совещаниях. Организация кофе-пауз.
• Алгоритм составления и оформления протокола.
• Тайм-менеджмент в работе секретаря/ассистента.
• Принципы и правила эффективного управления временем в работе секретаря.
• Расстановка задач по приоритетам. Как правильно определять очерёдность выполнения поручений
• Оптимальная организация рабочего дня руководителя
• Составление и планирование графика руководителя
• Инструменты тайм-менеджмента
• Компьютерные и мобильные программы-планировщики