Модуль 1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации.
Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени. Планирование рабочего дня секретаря.
-
Специфика основной деятельности организации.
-
Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации.
-
Основы тайм-менеджмента — принципы и правила планирования рабочего времени. Самоменеджмент.
-
Особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях).
Организация телефонных переговоров руководителя.
-
Ведение базы телефонных контактов руководителя.
-
Соединение руководителя с конкретными абонентами.
-
Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя.
-
Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков.
-
Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
-
Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.
Организация командировок руководителя.
-
Порядок подготовки и проведения командировок.
-
Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя.
-
Оформлять авансовые отчеты руководителя.
-
Обработка документов и материалов по результатам поездки руководителя.
-
Обеспечение работы офиса во время отсутствия руководителя.
Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.
-
Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных.
-
Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия.
-
Составление сметы расходов.
-
Основы написания речей и докладов руководителя.
Организация исполнения решений, контроля исполнения поручений руководителя.
-
Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения.
-
Принципы, способы информирования сотрудников.
-
Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности.
-
Инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур.
Организация и поддерживание рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
-
Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты.
-
Основы эргономики офиса и флористики.
-
Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений.
Разработка ЛНА, регламентирующих работу секретаря.
-
Разработка должностной инструкции секретаря.
-
Разработка положения о секретариате.
-
Разработка инструкции по делопроизводству.
Организация работы с документами в приемной.
-
Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов.
-
Подготовка документов для рассмотрения руководителем.
-
Учет документов, поступающих на имя руководителя.
-
Организация доставки документов исполнителям.
-
Создание и ведение базы данных документов руководителя.
-
Ведение информационно-справочной работы.
-
Контроль исполнения документов и поручений руководителя.
Составление и оформление управленческой документации.
-
Виды документов, их назначение.
-
Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего).
-
Правила подписания и утверждения документов.
-
Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем.
-
Основы документной лингвистики.
Обеспечение руководителя информацией.
-
Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
-
Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации.
-
Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате.
-
Критерии систематизации информации для создания баз данных. Формирование и использование баз данных в организации.
Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами.
-
Информирование работников организации о решениях руководителя. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации.
-
Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.
-
Организация встреч трудового коллектива с руководством.
-
Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.
Модуль 2. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя.
Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов.
-
Внутренняя и внешняя политика организации. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними.
-
Принципы и методы администрирования.
-
Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков.
-
Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями.
-
Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений. Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений.
-
Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя.
-
Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем.
-
Подготовка информационно-аналитических материалов.
Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.
-
Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя.
-
Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем.
-
Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов.
-
Подготовка презентаций по указанию руководителя.
-
Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя.
-
Встреча участников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведение записей переговоров.
-
оставлять план поездки руководителя.
-
Как работать в режиме многозадачности или с большим объемом информации.
Организация исполнения решений руководителя.
-
Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя.
-
Координация деятельности по исполнению решений руководителя.
-
Контроль исполнения решений руководителя.
-
Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.
Планируемые результаты обучения:
-
совершенствование организационно-административной деятельности;
-
проведение анализа ошибок в оформлении организационно-распорядительной документации компании: писем и других документов;
-
навыки редактирования текстов служебной записки, письма;
-
навыки делового этикета, тайм-менеджмента;
-
повышение эффективности работы с документами;
-
системные знания по организации документооборота и административной поддержки руководителя: планирования рабочего дня руководителя и решения организационных вопросов рамках своей компетенции;
-
практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий;
-
освоение методик построения эффективной системы планирования рабочего дня руководителя.
Программа разработана в соответствии с профессиональным стандартом Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией 07.002.
Продолжительность обучения по программе составляет 260 академических часов.
Срок обучения — 9 недель.
Дата и время проведения: обучение начинается после оформления договора с момента оплаты.
Дистанционная форма обучения позволяет любому слушателю без отрыва от работы, без финансовых и временных затрат на командировки получить полный объем знаний по теме обучения и документ о дополнительном профессиональном образовании. Достаточно наличие компьютера с доступом в Интернет, без дополнительных программ и настроек.
В рамках программы переподготовки слушатели получат доступ к системе электронных образовательных ресурсов, включающей презентации материала, нормативную базу, практические задания с разбором решений, видеолекции, тесты, примеры и образцы документов, учебно-методические материалы.
По окончании обучения и успешного прохождения итоговой аттестации выдается диплом о профессиональной переподготовке установленного образца.
Диплом дает право на ведение профессиональной деятельности по документационному обеспечению организации.
Формы аттестации: опрос, защита результатов стажировки, решение заданий (кейсов). Итоговая аттестация: тестирование, подготовка и защита аттестационной работы. Аттестация включает очную консультацию и собеседование с преподавателем в Москве либо консультацию и собеседование с преподавателем по скайпу (телефону, видеоконференцсвязи) без приезда в Учебный центр.
Цели курса:
-
совершенствование профессиональных навыков в оптимизации методов документооборота в организации;
-
повышение личной эффективности и коммуникативных навыков;
-
освоение основных современных принципов организации делопроизводства и документооборота;
-
освоение основных принципов информационно-справочной работы;
-
получение навыков организации эффективной ежедневной деятельности руководителя.
Что входит в стоимость
Методический материал.
Документ по окончании обучения
По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Диплом о профессиональной переподготовке установленного образца, предоставляющий право на ведение профессиональной деятельности по документационному обеспечению организации (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы).
