Эффективная работа секретаря. Современное делопроизводство организации. Этикет. Психология делового общения.: Повышение квалификации

1 ДЕНЬ Делопроизводство и документооборот организации

• Современное делопроизводство в организации.
• Роль и место делопроизводства в управленческом процессе. Документ как носитель информации. Классификация документов.
• Новое в нормативной базе делопроизводства организаций
• ГОСТ Р6.30-2003г. Требования к оформлению документов в соответствии с новым ГОСТОМ.
• Унификация документов. Общероссийские унифицированные формы документов.
• Порядок оформления и виды бланков.
• Реквизиты документа придающие документу юридическую силу.
• Порядок подписания, согласования и утверждения документа.
• Анализ характерных ошибок оформления документа.
• Документационное обслуживание деятельности фирмы.
• Входящая, исходящая и внутренняя документация
• Порядок составления документов; организационные документы: положения, инструкции.
• Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения, решения.
• Информационно-справочные документы: справки, письма.
• Технология и организация работы с управленческой документацией
• Ведение внутренней и внешней деловой переписки
• Организация документооборота.
• Порядок индексации и регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции.
• Контроль исполнения документов.
• Составление номенклатуры дел.
• Формирование и оформление дел
• Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
• Деловая переписка
• Виды деловой переписки, деловое письмо, телефонограмма, факсограмма(факс), электронное сообщение.
• Разновидности деловых писем.
• Оформление деловых писем: бланк письма, состав реквизитов делового письма, оформление дат, регистрационного номера. Текст письма.
• Правила внешнего оформления деловых писем.

2 ДЕНЬ БИЗНЕС-ЭТИКЕТ

• Культура поведения и служебный этикет
• Современные принципы и функции бизнес-этикета
• Влияние бизнес-этикета на корпоративный имидж компании
• Основы профессиональной этики и делового этикета
• Взаимоотношения «руководитель-секретарь», «секретарь-сослуживцы», «Секретарь-посетители».
• Имидж. Создание привлекательного имиджа.
• Корпоративный имидж и деловая одежда
• Особенности деловых стилей: влияние, взаимодействие, творчество.
• Законы восприятия
• Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия
• Управление своим имиджем.
• Бизнес знакомство. Установление первого делового контакта с клиентом, посетителем, начальником.
• Искусство управления первым впечатлением
• Организация приема посетителей в офисе
• Бизнес субординация
• Бизнес субординация: клиенты, руководство, коллеги
• Кофе-этикет
• Когда и как предлагать чай-кофе, требования к посуде, как разносить и расставлять чай-кофе, посуду, сахар и др.
• Этикет телефонного общения
• Организация переговоров и деловых приемов
• Выбор подарков деловым партнерам по поручению руководителя.
• Визитные карточки
• Секретарь и телефон. Телефонный этикет
• Основные правила телефонного этикета.
• Звонки входящие и исходящие. Схема ответа на звонки.
• Регистрация и фильтрация звонков.
• Формы приветствий и представлений. Деловой тон.
• Проблемные разговоры по телефону. Анализ проблемной ситуации
• Основные типы собеседников
• Психологические приемы ведения деловой беседы и телефонного общения
• Культура поведения в конфликтных ситуациях Способы разрешения конфликтных ситуаций

3 день: Деловое общение

• Управление коммуникацией.
• Вербальные и невербальные коммуникации
• Голос секретаря и характер его воздействия на собеседников
• Работа с голосом (тембр, темп, интонации и т.д.)
• Вербальные характеристики речи (лексика, построение фраз и т.д.)
• Как профессионально слушать.
• Методы активного слушания.
• Как управлять процессом общения с помощью вопросов.
• Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем и коллегами: Служебная вертикаль – отношения в системе « Руководитель-подчиненный»,
• Служебная горизонталь – отношения в системе «коллега-коллега»

Ведущие программы:

Тетерина Татьяна Николаевна. Член Россииской ассоциации преподавателей, исследователей и учителей риторики. Автор тренингов и мастер-классов по развитию навыков делового общения и построению эффективных и внутренних коммуникаций в компании.

Бельдова Мария Владимировна. . ведущий сотрудник Всероссийского института делопроизводства и документооборота