Современный архив для предприятий различных организационно-правовых форм. Электронный архив: Семинар

1. Нормативно-правовая база, регламентирующие организацию хранения документов в организации: особенности ее применения в организациях различных форм собственности.
   Федеральный закон от 18.06.2017 № 127-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ", новое в ФЗ № 125 "Об архивном деле в Российской Федерации".
   Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, вступившие в силу 21.09.2015.  Внутренние документы организации, регламентирующие ведение архива.
2. Номенклатура дел организации: виды дел и номенклатур, нормативное закрепление, общие требования к номенклатуре. Методика составления и оформления номенклатуры дел: правила оформления, заполнения граф, согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией. Особенности разработки номенклатуры дел для отдельного структурного подразделения организации. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.
3. Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве, в т.ч.,  с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.
4. Организация текущего хранения документов: формирование дел, подготовка и передача документов в архив организации. Экспертиза ценности документов. Сроки хранения документов: проверка сроков, штрафы.
   Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения. Техническая обработка и полное оформление дел. Правила оформления обложки в соответствии   с требованиями государственных стандартов. Правила размещение дел в архивохранилище и условия их хранения
5. Систематизация документов внутри дела: составление описей дел, в т.ч., и для особо ценных документов, в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Обеспечение сохранности и защиты документов организации.
6. Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения. Правила уничтожения документов с истекшими сроками хранения: составление и утверждение акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
7. Обязанности, задачи и права архивных работников. Оборудование архива, требования к помещениям. Оптимальные условия хранения документов. Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива
8. Электронные архивы: проблемы организации и перспективы использования.
   • Нормативно-правовая база, регламентирующая вопросы организации архива документов в электронной форме (ГОСТ Р7.0.8—2013, Стандарты серии 30300, ГОСТ Р 7.0.97-2016). Государственная политика в области перехода к электронным документам.
   • Электронная подпись: виды подписей, особенности использования, проблемы обеспечения юридической значимости документов, подписанных ЭП при их хранении.
   • Организация электронного архива в организации. Статус электронного архива, связи с текущим делопроизводством. Особенности работы с документами в электронной форме: направления комплектования электронного архива, организация сканирования, ретроконверсия, индексация. Учёт электронных документов.
   • Организация хранения электронных документов и обеспечение их сохранности.
   • Номенклатура дел. Экспертиза ценности, сроки хранения электронных документов. Выделение дел к уничтожению.
   • Выбор специализированного программного обеспечения: проблемы выбора и внедрения. Основные требования к программному обеспечению разного уровня: рекомендации для небольшой компании и для крупных сложно структурированных организаций. Пути и методы автоматизации управления документами: достоинства и недостатки различных вариантов. Основные критерии выбора систем комплексной автоматизации. Проблемы внедрения автоматизированных систем.  "Облачные" технологии и концепция SaaS: преимущества и недостатки. Какие программные продукты для автоматизации работы с документами лучше выбрать: зарубежные и отечественные? Их основные отличия, плюсы и минусы использования.

Как разработать номенклатуру дел организации?  Какие нормативные документы регламентируют архивное дело? Как правильно оформить дела в текущем делопроизводстве? Какие требования предъявляются к обеспечению сохранности архивных документов и в чем заключаются меры по созданию оптимальных условий их хранения? Как внедрить на предприятии электронный архив? Ответы на эти и другие важные вопросы – на мероприятии.

Кроме того, в программе курса - Федеральный закон № 127-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ" от 18 июня 2017 года, который вносит поправки в № 125-ФЗ "Об архивном    деле    в    Российской    Федерации" в части расширения полномочий органов местного самоуправления, введения единого порядка начала исчисления сроков хранения архивных документов и др.