Офис-менеджер, администратор офиса: Программа обучения

Этот семинар для Вас, если Вы:
офис-менеджер крупных, средних и малых организаций с различным опытом работы, администратор офиса, специалист, в чьи профессиональные обязанности входит исполнение функций офис-менеджера

В результате обучения Вы:

• понимаете основы менеджмента и будете эффективно поддерживать и организовывать работу компании как хороший администратор
• обеспечите бесперебойную работу офиса и снабжение его всем необходимым
• научитесь качественно проводить первичную документацию хозяйственных операций
• разовьете коммуникативные навыки
• получите инструменты решения конфликтных вопросов
• транслируете и поддерживаете положительный имидж компании
• проявляете высокую лояльность и ответственность в работе
• Программа семинара

День 1, Административно-хозяйственная деятельность:

• Организация работы офиса
• Классификация зданий. Методы обмера площадей—БТИ, ВОМА
• Зонирование офиса. Функциональные зоны. Представительские и конфиденциальные зоны. Элементы оформления офиса
• Организация рабочих мест руководителя, сотрудников. Санитарно-гигиенические нормы. Оснащение рабочих мест
• Организация ремонтных работ. Ремонт помещения. Профилактическое обслуживание и ремонт офисной оргтехники
• Организация курьерской связи: внутренней, внешней
• Организация работы транспорта: приобретение автотранспортных средств, лизинг, аренда
• Организация системы безопасности. Охрана офиса
• Организация питания сотрудников. Формы питания в офисе. Бизнес—ланч
• Организация командировок. Заказ билетов и гостиниц, оформление виз. Прием командированных, оформление приглашений иностранным гражданам
• Организация снабжения офиса
• Работа с поставщиками
• Закупка средств оргтехники, мебели, элементов оформления офиса. Организация снабжения офиса канцелярскими и хозяйственными товарами, продуктами питания. Расчет потребности. Создание запаса товаров, напитков, подарков, рекламной продукции
• Организация системы хранения, учета, и выдачи предметов и средств труда
• Хозяйственные операции. Порядок проведения и документирования
• Виды хозяйственных операций офис-менеджера
• Порядок получения товарно-материальных ценностей у поставщика. Документальное сопровождение
• Формы оплаты товаров и услуг. Безналичная форма оплаты. Особенности оплаты сделок наличными денежными средствами
• Приобретение товаров в розничной торговле. Подотчетные средства. Порядок отчета подотчетных лиц. Оформление авансового отчета

День 2, Корпоративный стиль. Представительская деятельность:

• Офис-менеджер в структуре организации
•  
• Психология имиджа организации. Профессиональный имидж сотрудников
• Элементы корпоративного стиля
• Самопрезентация. Формирование первого впечатления
• Элементы визуального имиджа
• Культура речи как необходимая составляющая профессионального имиджа
• Как завоевать внимание и симпатию собеседника. Приемы аттракции
• Средства и стили общения. Способы воздействия на партнеров по деловому общению. Правила убеждения
• Рациональная организация времени
• Определение приоритетов
• Правила начала, основной части и завершения рабочего дня
• Организация мероприятий
• Прием деловых партнеров
• Протокольные мероприятия. Правила делового этикета при их проведении
• Организация корпоративных мероприятий
• Повышение эффективности организационных коммуникаций
• Основы конфликтологии
• Необходимые коммуникационные навыки. Способы минимизации коммуникационных барьеров
• Правила бесконфликтного общения, стратегии поведения. Профилактика конфликта

Практикум:

• Работа над мимикой, жестами, интонацией
• Игра: «Расточители времени»
• Упражнение: «Технология делового общения по телефону»