Бухгалтер: долги выбьет, зарплату выдаст

Продукт продан, а деньги на счет не упали. Они вроде есть, но их нет. Кто должен работать с дебиторской задолженностью? Этот вопрос бизнес-консультанту Вадиму Мальчикову задают очень часто. И он рассказал принципы борьбы с дебиторкой.

Эти принципы достаточно жесткие и точные. Приведенные ниже элементы являются частью точной административной технологии, отходить от которой я бы не рекомендовал.

Первый вопрос – кому поручается сбор дебиторки, кто работает с должниками? Ответ «менеджер по продажам» неверен. Ответ «мальчики с утюгами и паяльниками» несовременен. Ответ «руководитель» разрушителен.

Правильный ответ – специально обученный сотрудник бухгалтерии. Сбор дебиторской задолженности как бизнес традиционно был прерогативой именно бухгалтерских фирм, таких, как «Прайсвотерхаус» и «Маккинзи». Они занимались подобной деятельностью с самого основания, что совершенно логично. При сборе задолженности ничего продавать не надо – все уже продано. Надо просто проследить, чтобы люди выполнили свои обязательства. Как это сделать технологично?

В бухгалтерии заводится сотрудник, который либо от природы обладает непробиваемым спокойствием, либо его можно обучить этому на специальных курсах по общению. Этот человек регулярно рассылает всем дебиторам заказные письма с уведомлением о состоянии их счета. Такая рассылка делается минимум раз в месяц, либо чаще. Также этот человек планомерно связывается с должниками раз или два в неделю, а к доступным территориально приезжает лично. Он очень вежлив и официален, никогда не угрожает. Ведет себя при контактах как в первый раз.

Никогда не забуду, как сотрудница моей бухгалтерии (розовощекая девочка в очках, которая умела сделать очень озабоченное лицо – эдакая «Катя Пушкарева»), выполняющая эту функцию, пришла к клиенту и, получив ответ «Мы еще не наторговали, касса пустая», села на стульчик, перевела дыхание и молвила: «Ну, ладно. Я подожду». Уверяю вас, это действует хуже, чем мальчики с дубинами и угрозы.

Первая реакция на это структурное решение обычно такова – нельзя снимать эту функцию с менеджеров по продажам, иначе они обнаглеют и начнут грузить товар всем без разбору, невзирая на растущую дебиторку. Это решается просто.
Во-первых, не надо снимать с торговых агентов ответственность за дебиторку – снимите просто функцию. Я, например, не выплачиваю менеджерам по продажам зарплату по сделке, по которой вообще висит хоть какая-то дебиторка. Даже не начисляю! Клиент рассчитался полностью – о"кей, данные по сделке идут в расчет. Но это не значит, что менеджеру поручено механически работать с должниками.

Резоны простые. Я сделал как-то калькуляцию времени торговых агентов, которые сами выписывали для клиентов бухгалтерские документы и работали с дебиторской задолженностью. Получилось, что они занимались этим больше, чем половину рабочего времени! Для фирмы это огромная недополученная прибыль из-за снижения возможных заключенных сделок.

Плюс к этому менеджер по продажам расстраивается, когда выбивает деньги с должников, и начинает продавать осторожно. А это совсем не тот стиль, который ведет отдел продаж к звездным показателям. К звездам ведут уверенность, компетентность и желание помочь клиенту. А страх и мысли о наказании делают человека чересчур серьезным (в самом плохом смысле этого слова) и снижают его скорость.

Решается вопрос с объемом дебиторки (чтобы он не противоречил политике компании) чисто аппаратным способом: при помощи бухгалтерской программы, выписывающей документы. Выставляется «стоп-список» по двум параметрам: срок погашения задолженности и ее объем. «1С» это позволяет сделать, любая нормальная бухгалтерская программа должна это уметь.

И все. Менеджер не напрягается, считая в уме – а могу ли я ему отгрузить еще? Он не тратит время на плановую работу с должниками, но и не теряет их из виду – зарплаты-то нет. Никто не запрещает ему тряхнуть должника – просто не нагружают лишним.

Еще один плюс такой системы: «менеджер хороший – плохая бухгалтерия». Торговый агент всегда может сказать клиенту: «Иваныч, дорогой, лучше вовремя заплати. Я-то с тобой в хороших отношениях, но попадешь в лапы нашей бухгалтерии... с живого не слезут! Там у нас просто звери...» Кто бывал на допросах «хороший – плохой», знает, что эта система работает, даже если знаком с ней по голливудским фильмам.

Это касается порядочных дебиторов. Не «кидал».

С мошенниками же надо разбираться, используя действия по правосудию. Если они состоят в какой-то ассоциации, надо решать вопросы через третьих лиц, имеющих на должника влияние. А если совсем обнаглел – через суды. Это уже задача юристов.

Но в суд надо обращаться в крайнем случае, если вы уже готовы потерять этого клиента. Как правило (не всегда) после этого действия деловые отношения прекращаются.

Автор: Вадим Мальчиков