Делопроизводство и ведение архива организации: Семинар

1. Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов организации. Основные нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства и документооборота. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

2. Организация работы с документами в соответствии с нормативными требованиями. Особенности оформления и контроль исполнения документов. Бланки документов. Юридическая сила документа. Согласование, подписание, утверждение документа. Организация работы с локальными документами.

3. Состав и правила оформления распорядительных документов организации. Приказ по основной деятельности, распоряжение, решение, указание.

4. Требования к составлению информационно-справочных документов организации. Акты, протоколы, справки, служебные записки, докладные записки, объяснительные записки, выписки из протоколов, выписки из приказов.

5 Составление и оформление организационных документов организации. Устав, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание.

6. Требования к деловой переписке. Структура делового письма. Язык и стиль официальных писем.
Этикет в деловой переписке. Информативность и убедительность делового письма. Основные требования к тексту деловой переписки. Оформление писем.

7. Обеспечение конфиденциальности информации. Коммерческая тайна, персональные данные.
Порядок учета, хранения и уничтожения конфиденциальных документов организации. Ответственность за нарушения и разглашение конфиденциальной информации. Тайна переписки.

8. Организация документооборота и номенклатура дел. Порядок приема и обработка входящих документов. Правила обработки исходящих и внутренних документов организации. Регистрация служебных документов. Ведение журналов входящих, исходящих и внутренних документов. Подготовка дел к сдаче в архив. Информационные технологии, применяемые в информационно-документационном и бездокументном обслуживании офиса. Система хранения документов на персональном компьютере.

9. Правила ведения архивов организаций. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов. Сроки хранения документов. Порядок выдачи дел различным категориям пользователей, ограничения на доступ к документам. Исполнение социально-правовых запросов и запросов, поступивших из-за рубежа. Автоматизированные архивные технологии. Электронный архив документов. Обеспечение сохранности документов, ответственность за состояние документального фонда. Реставрация документов.

10. Порядок работы с архивными документами при смене формы собственности, ликвидации организации.

11. Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия. Отбор дел к хранению, к уничтожению. Составление описей дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу. Подготовка акта на уничтожение дел. Составление исторической справки к фонду, предисловия, титульного листа, листа переименований к описи.

12. Ведомственные архивы. Виды документов ведомственного архива. Планирование деятельности, нормы времени, отчетность. Положения о ведомственных архивах. Комплектование архивов документами структурных подразделений, фондами личного происхождения, коллекциями.

13. Взаимодействие ведомственных и государственных архивов. Подготовка и передача дел на государственное хранение. Административные регламенты оказания государственных услуг в сфере архивного дела. Ответственность за несоблюдение архивного законодательства.

14. Ознакомление с организацией и опытом работы Государственного архива Новосибирской области. Практический опыт комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Новосибирской области.

15. Практические занятия, разбор трудных случаев из практики, анализ ошибок, ответы на вопросы.

Участники семинара обеспечиваются информационно-справочными материалами по тематике семинара.

Для участников семинара организованы ежедневные обеды.

Всем участникам выдается Свидетельство об участии в семинаре.

Возможно корпоративное обучение для сотрудников только вашей компании.