Специалист по документационному и организационному обеспечению: Программа переподготовки

1. Нормативно-правовая база

• Нормативно-правовая база делопроизводства. Регламентация работы службы. Зачем нужны регламенты и как оформлять?
• Последние новшества и ожидаемые изменения в нормативной базе. ГОСТ  7.0.97-2016 с 01.07.2017 (взамен ГОСТ Р 6.30-2003). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• Источники информации по организации делопроизводства, необходимые в работе. 

2. Виды и требования к управленческой документации

• Зона ответственности специалиста по документационному обеспечению.  Для чего нужна и как определить? 
• Требования к оформлению документов. Бланки документов. Схема движения документов.
• Работа с востребованными функциями программ Word, Excel, PowerPoint. 
• Назначение и подготовка документов различных систем документации: организационные документы; распорядительные документы как форма реализации управленческих решений (приказы, указания, распоряжения, протоколы); деловая переписка как средство обеспечения внешнего взаимодействия; культура делового письма; оформление деловых писем и их разновидности; документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки); особенности оформления и организации работы с договорной документацией и иные виды ОРД. 

Практика составления организационных документов.

3. Организация эффективного документооборота

• Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации. Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов.
• Организация работы с документами внутренней переписки.
• Организация контроля исполнения документов и поручений.
• Управление рисками как способ их минимизации и повышения эффективности  в работе с документами.
• Практика оформления журналов регистрации документов. 

4. Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления

• Общая характеристика документов.
• Порядок разработки, утверждения и введения в действие.
• Виды, общая характеристика, назначение документов. Значение  раздела «Термины и определения».
• Практика разработки локальных актов.

5. Основы кадрового делопроизводства

• Классификация кадровых документов. Виды кадровых документов: штатное расписание, заявление, приказ, трудовой договор, должностная инструкция и т.д.
• Поэтапные процедуры оформления приема и увольнения сотрудников. Типичные ошибки документирования процедур приема и увольнения.
• Документирование предоставления отпусков работникам. График отпусков.
• Трудовая книжка работника: учет, правила внесения записей. Обеспечение сохранности трудовых книжек.
• Личная карточка работника: - обязательность заполнения   - внесение записей в периоды работы. Учет и хранение личных карточек.
• Практика заполнения кадровых документов.

6. Вопросы внедрения электронного документооборота в организации как средство оптимизации работы с документами

• Критерии готовности предприятия к внедрению СЭД.
• Роль предпроектного обследования организации делопроизводства предприятия.
• Проблемы этапов внедрения системы электронного документооборота.
• Как выбрать  СЭД. Примеры систем. Разбор систем электронного документооборота на примере программы Директум.

7. Систематизация документов и организация их хранения. Архив

• Основные признаки формирования дел.
• Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов. 
• Включение электронных документов в номенклатуру дел.
• Организация текущего хранения документов.
• Подготовка и обработка дел к передаче на архивное хранение.

8. Секретарь в структуре управления

• Роль секретаря - помощника руководителя, как участника процесса документационного обеспечения управления предприятием.
• Функции и должностные обязанности секретаря.
• Деловые и личностные характеристики современного секретаря.
• Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации.
• Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной.
• Рациональное планирование рабочего времени секретаря.
• Совершенствование взаимодействия руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя  и расстановки приоритетов.

9. Подготовка и проведение коллегиальных мероприятий и переговоров

• Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.
• Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации. 
• Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице.
• Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание, командировочное удостоверение.
• Подготовка и  порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия. 

10. Организация личных приемов руководителя

• Правила организации приема посетителей. Порядок записи на прием. Подготовка к приему и его проведение.
• Документирование результатов личного приема.
• Правила сервировки чайного стола.
• Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений. Основы эргономики офиса и флористики.

10. Психология делового общения. Основы конфликтологии

• Конфликтология. Управление организационным конфликтом. Виды, причины, стадии развития конфликта. Стили поведения в конфликте. Этапы разрешения и способы урегулирования конфликта. Методы профилактики конфликтов.
• Стресс-менеджмент. Причины и симптомы стрессового напряжения. Способы сохранения и восстановления эмоционального равновесия и работоспособности. Антистресс - профилактика.
• Условия переговорного процесса. Стратегии ведения переговоров.
• Позиционный и принципиальный подход в переговорах. Анализ эффективности основных стратегий ведения переговоров.
• Подготовка и планирование переговоров. Анализ факторов ситуации и поведения участников. 
• Правила разработки сценария  переговоров. Этапы переговорного процесса.
• Эмоциональная составляющая в переговорах.
• Психологические особенности обмена уступками и обсуждения условий.
• Правила эффективной аргументации, убеждение при сопротивлении. Техники работы с сомнениями.
• Методы конструктивного поведения. Противодействие неконструктивному поведению.

После прохождения обучения выдается диплом о переподготовке.