Наука написания писем подвластна не всем. Тут нет строгих законов и поэтому можно сравнить её с гуманитарной наукой. Но мы хотим поговорить о том, какие ошибки нелепые иногда совершаем. И их можно исправить очень легко. Начнём с примера!

Ошибки на работе, о которых надо сообщить коллегам или ещё кому-то — это всегда стресс. Вот, смотрите, как могут выглядеть письма-примеры.

Пример № 1

Уважаемая Светлана!

Спешим сообщить Вам, что мы не успеваем сегодня подписать договор, который мы обещали отправить. Дело в том, что мы решили тщательно его проработать и не успели обсудить все детали. Мы постараемся закончить работу над ним на этой неделе и отправить вам на подписание.  

Иван,  

менеджер компании "X".

Пример № 2

Уважаемая Светлана Евгеньевна!

В связи с задержкой и обсуждением всех пунктов договора, который касается завершения оформления сделки с компанией "Y", мы продлеваем процесс подписания договора.  Сообщим об изменениях в течение недели.

С уважением,  

Иван Вячеславович Укроп,

менеджер компании "X"

Компания "X" является лидером на рынке технологий выращивания зелени и регулярно поставляет в страны СНГ 135 тонн петрушки...

8(999)0008888

Пример № 3

Светлана, здравствуйте!

Мы сегодня должны были прислать вам все материалы, которые касаются договора, но не успеваем закончить обсуждение сегодня.  

Приносим извинения. Все материалы будут готовы к пятнице, 2-му октября.  

Позвоню Вам чуть попозже. Мой телефон: 899999999

Всего доброго!

Иван,

менеджер компании "X"

Сравним?

Итак, если мы сравним эти письма, то найдём в каждом из них недочёты. Излишние канцеляризмы в письме №2, какая-то всплывающая "неправда" в письме №1, третье выглядит хорошо. Но лучше всего было бы конечно позвонить. И просто с человеком это обсудить. Так что это просто демонстрация того, что стоит иногда отказываться от писем. И просто общаться.

Но третье письмо ничего — просто и всё понятно, согласитесь!

Нетикет

1. Многоуважаемый, Уважаемый, Дорогой — так может начинаться любой тост на свадьбе, но не каждое письмо. Приветствие обязательно, но лучше начать с “Добрый день / вечер”, а в идеале с “Привет!”.

2. “Напоминание о необходимости создания команды для обсуждения вопросов…”. На слове “необходимость” мы уже потеряли нашего адресата и наше письмо отправилось бороздить просторы спама или просто кануло в вечность непрочтения.

3. “Важно” — это пометка, которую ставить не стоит ввиду её бесполезности. Абсолютной.

4. Письма — это форма коммуникации не такая стремительная, как телефонный разговор. Не ждите, что ответят сразу и не пишите следом “Очень жду комментарии / ответа”.

5. Вы тоже ошибаетесь, когда нажимаете на “Reply ALL” вместо “Reply”. Это эпично, так что лишний раз проверяем.

6. Вежливость не должна быть излишней. Пожелать хорошего дня, всего наилучшего или сказать “спасибо” нужно только в тех случаях, когда это необходимо. Не злоупотребляем. Спасибо.

7. Скорее включите свои контакты в подпись, если пока там их нет. С другой стороны, если ваша подпись содержит в себе ещё и перечисление вашей должности, обязанностей и прочего — воу, воу, сократим!

8. Структура письма должна быть выверена: кто, зачем, что получит адресат, вопрос, контакты и “всего наилучшего”. Вычитывайте письмо и сокращайте нещадно, меняйте сложные конструкции на простые. Глаголы!

9. Письма не должны провоцировать дискуссии — задаём вопрос конкретно. Никаких “сю-сю!”.

10. Проверяйте свою грамотность (ещё один плюс в пользу сокрашения и упрощения).

11. ПОЖАЛУЙСТА, ОТВЕТЬТЕ СРОЧНО! — Caps Lock вряд ли кому-то когда-то помогал лучше донести своё сообщение и подходить только для ссор в социальных сетях.

12. Если пишете коллеге или по поводу встречи, то можно прям в теме письма писать “Ланч в час?” — ваше письмо гарантированно откроют и тоже так быстро ответят!

13. Длинные параграфы вне зависимости от того, насколько важна в них информация, никто не будет читать.

14. Скажите громко “нет” разным шрифтам, которые иногда кажутся интересными. Arial или Times New Roman — таков этикет.

Помоги себе сам

15. Приложения, которые весят как фильм с вашей свадьбы, очень туго поддаются открытию. Лучше залить их куда-то, чем отправлять бедному коллеге, который потом их с помощью мобильного интернета откроет и всё.

16. Напоминайте о том, как продвигается проект регулярно — не пропадайте надолго, прям систематизируйте информацию о вашей работе и отчитывайтесь тогда, когда есть продвижения или наоборот (сразу!!!). Но, конечно, тут чувство меры тоже может сыграть злую шутку.

17. Не пытайтесь решить срочный вопрос с помощью письма. Звоните!

18. Не отправляйте письма коллеге, который сидит через стол от вас — общайтесь.  

19. Вместо написания огромной инструкции или информационного письма с кучей важных фактов сделайте запись в блоге, Википедии, в конце концов в документе для общего пользования.

20. Не ругайтесь в письмах. Это навсегда останется в памяти почтового сервера и будет использовано против вас.

21. Не забывайте, что все письма и цепи, которые они представляют из себя (иногда кандалы) могут стать причиной того, что вы чего-то не увидели или упустили, поэтому пролистать надо всё.

22. Не задавайте вопросы, ответ на который можно загуглить.

23. Пишите, что вам нужно от адресата. Лучше в первой же строчке.

24. Не ведите любовной переписки с того же ящика. Ох, грозит вам это рано или позно провалом. (Как история, которую мы как-то рассказывали, помните? Парень в ответ на сообщение от HR о том, что его берут на работу, случайно отправил селфи голышом. Полицию вызвала бедная девушка!

Вопрос профессионализма

25. Всегда. Всегда отвечайте на письма босса.

26. Не мешайте бизнес, работу и личное.

27. Желательно не отвечать на вопросы вне рабочего времени — вы сами пожалеете об этом, когда письма посыплются в 3 утра.

28. Прежде чем отправить письмо стоит протрезветь.

29. Короткие письма могут казаться слишком грубыми, а длинные слишком сладкими — чертим чёткую грань и вычитываем их!

30. Клиенты и члены команды — разные люди, не мешайте их и не отправляйте одни и те же письма.

31. Не отвечайте на письма, когда вы злитесь. Считаем до 10.

32. Никогда не врите, если вы накосячили.

Продуктивность

33. Отключите все бесполезные рассылки и избавьтесь от “1200 непрочитанных”.

34. Лучше не использовать приложения, которые показывают, что пришло письмо. Это отвлекает. Просто проверяйте почту в начале каждого часа. И будет вам радость.

35. Email — это не способ затормозить работу.

Безопасность

36. Вы всё ещё отправляете пароли по почте? Ох, садитесь, “два”!

37. Никакой информации о деньгах, зарплате…

38. Попросите в конце концов установить себе AdBlock. Или сделайте что-нибудь.

39. Пересылать базы по почте — это тоже плохая мысль.

40. Email-менеджмент

41. Всегда стоит перепроверять адрес, на который вы отправляете письмо, не надейтесь на автозаполнение.

42. Не закрывайте Outlook до того, как письмо отправится (если, конечнО6 используете такой способ).

43. Проверяейте, можно ли открыть приложения, которые вы отправляете.

44. Вы забыли, что и в какой папке у вас лежит.

45. Письмо — не искусство. Пишите проще!

По материалам Icanchoose