Когда карьера идет вверх, жизнь только усложняется. Советы американского консультанта Дэвида Аллена помогли навести порядок в делах многим руководителям по всему миру.

За 35 лет я провел тысячи часов на рабочем месте самых занятых и успешных руководителей в мире. Парадоксально, чем более продуктивными они становились, тем большей продуктивности им нужно было достичь! И тогда я делился с профессионалами самого высокого уровня практиками и подходами, позволяющими решить эту задачу без стресса. Основываясь на бесчисленных отзывах наших клиентов, могу сказать: эти практики дают положительные результаты. Я привожу их здесь как набор инструментов для быстрого решения проблем, в формате «скорой помощи».

Записывайте дела

Представьте себе, есть профессионалы высокого уровня, которые по-прежнему пытаются держать все в голове! Но ведь наше сознание предназначено для создания идей, а не для их хранения. Чувство облегчения, которое возникает после выполнения упражнения «Очистка сознания» (выведение на внешние носители всего, что занимает ваше внимание, как в личном, так и в профессиональном плане), позволяет многим понять полезность такой привычки. Почему это важно для руководителя? По мере нашего личного и профессионального роста частота и объем поступающей потенциально важной информации возрастает. И одновременно растет количество и разнообразие наших обязательств по отношению к себе и другим. Поэтому все более важным становится необходимость поддерживать ясность нашего сознания, чтобы не упустить значимые данные и идеи.

Некоторые не хотят делать записи. Потому что считают, что это прерогатива специалистов менее высокого уровня. Действительно, в распоряжении руководителей есть административный персонал, которому они передают деловую информацию по мере ее поступления. Однако когда руководители начинают осознавать, сколько ясности появляется, когда записано огромное количество вопросов, что крутятся у них в голове, и то огромное количество предложений, которые поступают из-за пределов офиса, – они тут же начинают применять эту практику.

Устанавливайте очередность действий и используйте «правило двух минут»

На индивидуальных коучинговых сессиях, после того, как руководители записали все занимающие их вопросы, мы определяем очередность конкретных действий, которые предстоит предпринять, чтобы закрыть каждый из этих вопросов. Важность такой практики становится понятна после того, как руководители начинают принимать оперативные решения, которых раньше в большинстве случаев избегали. Они начинают замечать, что бывает полезно отвлечься от ключевых проектов и инициатив, чтобы заняться размытыми, но важными задачами, которые ранее были в подвешенном состоянии.

Значительно повышает возможность своевременно выполнять проекты и задачи «правило двух минут», связанное с этой практикой. Оно гласит: как только вы определились с предстоящим действием, выполните его, если это не займет более двух минут. Особенно эффективно оно работает при обработке записей, сделанных на совещаниях, по результатам звонков, видеоконференций и т.п.

Я часто замечал, что топ-менеджеры создают беспорядок, заполняя свои портфели необработанными документами, вместо того, чтобы на их основе принять решение, дать поручение, сохранить что-то для справки или просто их выбросить. Но после того как руководители начинают выгружать все эти записи в лоток для входящей документации и обрабатывают их по одной согласно «правилу двух минут», они начинают ощущать себя действительно на уровне своего высокого положения. У них чистые блокноты, пустые портфели, ясное сознание – они готовы занять свое место у руля! Да, конечно, действуя в своем привычном режиме, они тоже достигают похожего состояния. Но это происходит гораздо позднее. И чтобы это произошло, приходится заниматься делами дома, в выходные, постоянно ощущая стресс, отставание и желание наверстать упущенное.

Обработка и организация входящей информации по мере ее появления (или в течение короткого периода после этого) может показаться очевидной ежедневной практикой. Но, поверьте мне, такой подход к организации рабочего дня может стать совершенно новым для многих успешных профессионалов высокого уровня.

Ведите списки основных задач

Если вы работаете с календарем (ежедневником, планом на день), вы используете «внешний мозг», созданный для того, чтобы контролировать выполнение задач и не загружать свою голову. Такая внешняя система гораздо эффективней для сохранения важной информации, связанной с выполнением задач. Все находится в календаре, и вам не надо ничего запоминать.

• Список очередных задач. Если для какого-то дела мало двух минут, его невозможно кому-то поручить, дело нужно поместить в список «Очередные задачи» и затем контролировать его выполнение. Телефонный звонок, документ, который нужно составить, веб-сайт, который нужно посмотреть, – у многих деловых людей в таком списке порядка 100 различных задач. И тот факт, что они их записывают и периодически пересматривают – важный фактор повышения их личной продуктивности.
• План встреч с сотрудниками. Руководители выполняют большую часть своей работы с помощью других людей. Одним нужно что-то поручить, у других что-то проверить. При этом, общаясь с отдельными людьми, важно учитывать цели, инициативы, проекты, идеи и обязательства, которые с ними связаны. Поэтому, составляя план задач на предстоящий день, необходимо составлять отдельный список тем для обсуждения по каждому подчиненному или по каждой постоянной и временной группе сотрудников.
• Список поручений. Выполнение всех поручений, поступление всех отчетов и важной информации необходимо отслеживать. В списках своих задач руководители часто создают подкатегорию «Делегированные проекты» – для проектов, которые полностью переданы прямым подчиненным, но которые, тем не менее, требуется контролировать. Список всех таких поручений, который периодически просматривается, значительно облегчает работу профессионалов высокого уровня.
• Список проектов. Это один из самых важных списков, который необходим руководителю. «Проектом» я называю несколько действий, которые приведут к желаемому результату в течение нескольких недель или месяцев. У большинства профессионалов от 30 до 100 таких проектов. Список может включать и такие проекты, как «отремонтировать часы», и такие, как «купить компанию Х». Его составление дает такое сильное чувство перспективы и контроля, которое многие никогда еще не испытывали. Многие руководители именно список проектов считают основой своей личной системы управления.
  

Важно также, составив все вышеописанные списки задач, рассказать о своей системе личным помощникам. При этом у ассистентов руководителя должен быть открыт доступ к спискам в электронном виде, чтобы они могли при необходимости вносить в них новые данные.

Планируйте очистку корзины с входящими документами

Количество необработанных или неорганизованных данных влияет на вашу способность реагировать на неожиданные изменения и новую поступающую информацию, а также сужает пространство для творческого или стратегического мышления. Пожалуй, вы бы не хотели выходить в море на яхте, у которой паруса не разобраны с прошлого выхода, или готовить ужин на кухне, полной грязной посуды.

Лишь немногие руководители, с которыми я работал, имели привычку «очищать палубу» в конце и/или в начале рабочего дня. Большинство позволяют необработанным данным накапливаться – чаще всего в электронных почтовых ящиках, но иногда и в бумагах. Но когда они очищают все корзины, где лежат входящие документы, то испытывают чувство свободы и автоматически переключаются на задачи более высокого уровня.

Если вся информация, касающаяся потенциально важных вопросов, собрана, обработана и организована, то на эти вопросы можно быстро переключить внимание и ресурсы. В этом случае уверенность и ясность мышления автоматически повышаются – а это как раз то, что нужно для принятия трудных решений.

Как только руководители осознают полезность такой практики, они выделяют на обработку входящей информации один час в начале рабочего дня. На это время не следует назначать встречи и переговоры, оно должно полностью уделяться планированию предстоящего дня. Если же это невозможно, стоит использовать перерывы между встречами, но не следует откладывать обработку информации на вечер.

Выделяйте время на обзор результатов

Существует множество способов такого обзора – от оценки итогов встреч, запланированных на день, до проведения выездного совещания, посвященного разработке целей и видения. Все способы важны. Но, по нашим наблюдениям, одна практика дает лучший и мгновенный результат для руководителей, и эта практика – еженедельный обзор. Мы рекомендуем выделять на него два часа в конце рабочей недели, чтобы «подтянуть хвосты»: оценить ситуацию в личной и профессиональной жизни, уточнить данные в системе постановки задач и запланировать что-то новое.

Этот вид обзора основан на анализе текущих проектов и календаря. Помимо расчистки накопившихся вопросов, он должен включать пересмотр наиболее важных тем, нерешенных задач и ожидаемых результатов. Особенно полезным будет такой обзор, если хотя бы часть его проводить с личным помощником или начальником административной службы, чтобы актуализировать текущую ситуацию и приоритеты.

Еженедельный анализ дел важен для всех, кто стремится управлять своей насыщенной событиями жизнью. Но он особенно важен для руководителей, в зону ответственности которых входит разработка стратегии на долгосрочную перспективу и одновременно ежедневный контроль текущей деятельности. Многие руководители, ощутив на себе эффект еженедельного обзора, включают эту практику в свое расписание как встречу, которая должна состояться несмотря ни на что.

Интегрируйте личную и профессиональную жизнь

Стресс, который испытывают руководители, часто обусловлен тем, что они пренебрегают своей личной жизнью, будь-то семья, личные инвестиции, здоровье, отдых или личностное развитие. Поэтому чтобы почувствовать свободу и снять напряжение, нужно собирать, обрабатывать, организовывать информацию, относящуюся не только к профессиональной, но и к личной сфере. И если вы добьетесь баланса между этими, казалось бы, противоречивыми приоритетами, то в дальнейшем, подводя итоги прошедшей недели, вы почувствуете, что ваша жизнь стала, наконец, действительно гармоничной.

Сделайте хотя бы что-то одно

Чтобы обеспечить себе высокую работоспособность, необязательно внедрять все предложенные практики сразу. Во-первых, в той или ной степени, какие-то из них вы уже применяете. Во-вторых, если раньше вы их не использовали, применение любой будет способствовать росту вашей продуктивности. Записать немного больше дел, чем до этого; решить задачу немного быстрее, чем до этого; определить очередность предстоящих действий; снизить количество накопившейся информации на несколько процентов; проводить немного чаще анализ важных для вас проблем, – все это поможет вам снизить уровень стресса и расширить свое ментальное пространство. Но не верьте словам. Попробуйте хотя бы что-то одно, и будьте готовы к быстрому результату.

По материалам E-xecutive.ru