Event-менеджмент. Интенсив по организации корпоративных мероприятий: Семинар

Event-менеджер — кто он

• Роли Эвент-менеджера: лидер, исполнитель, ответственный. Альтернативная реальность: джинн, диктатор, пешка
• Принципы работы: творчество, проектное управление
• Место эвент-менеджера в событийном маркетинге. Агентская/клиентская сторона

Партнеры и подрядчики — выбор, договора, оплата, контроль и стимуляция

• Агентства по организации — комплексные услуги, специализированные услуги (mice, квесты, командообразование, спортивные, творческие, интеллектуальные, базы артистов и пр.)
• Фрилансеры — дизайнеры, проджекты, копирайтеры, режиссеры и пр.
• Технические подрядчики — свет, звук, железо, генераторы, оборудование, шатры, прокатчики мебели, IT, и пр.
• Артисты, ведущие, персонал, анимация. Звезды — прямая коммуникация
• Кетеринг выездной и «подписной»
• Декораторы, флористы, пиротехника, шарики, сувенирка, полиграфия
• Уборка, сервис
• Площадки (концертные, дикие, гостиницы, пансионаты, парки, стадионы, рестораны, а если своё?). Разрешения и ограничения.
• Транспорт — пароходы, автобусы, велосипеды, логистика и пр.
• СБ, врачи, страхование, службы протокола
• Администрации, полиция, пожарные
• Нестандартное партнерство — полигоны, космодромы, базы
• Ресурсы в сети, поиск,
• Плюсы/минусы работы самостоятельно или с агентством

Реализация c привлечением подрядчиков: Кейс Road show Motorola. Большие бренды — возможности кросспромо: Кейс Конференция с тест-драйвом

Виды и форматы мероприятий

• Что такое мероприятие: для кого оно (аудитория), с какой целью организуется, задачи мероприятия, какие существуют виды и форматы мероприятия
• Внутренние и внешние мероприятия
• Корпоративные мероприятия и их разновидности
• Деловые — собрания акционеров, конференции, партнерские, награждения
• Мероприятие для СМИ — в партнерстве с PR-специалистами
• Командообразующие — игры, тренинги (активные, сюжетные, интерактивные, лесные и пр.)
• Семейные, благотворительные
• Развлекательные корпоративные мероприятия (корпоративные праздники)

Примеры, кейсы

Цели и задачи. Бриф, ТЗ, реальность

• Цели корпоративных мероприятий
• Корпоративные ценности и концепции мероприятий
• Брифуем или пишем ТЗ — Что? Где? Когда?
• История с Тендерами
• В поисках бюджетной планки

Пример брифа, рекомендованного АКАР. Создание участниками брифа для своих проектов

Подготовка и продажа проекта

• Работа с брифом
• Креативные изыскания, брейншторм, сценарий
• Творческий сценарий и технический
• Презентация — что внутри

Пример презентации проекта ppt

• Смета — определение позиций. Внутренняя и внешняя сметы, заметки на полях

Пример агентской сметы

• Тайминг — основа, страховка и контроль.

Пример тайминга в xls

• Презентация, смета, тайминг: Три «кита» в сборе — оценка и подготовка проекта к продаже
• Работа с возражениями, корректировка, получение ОК
• Готовность к запуску, предварительный подбор команды

Работа участников со сметой и таймингом для своих проектов

Реализация

• Предфинальный анализ — оценка, визуализация проекта, учет особенностей, детализация цепочек
• Формирование команды, определение ответственных, распределение ролей. Контроль цепочек
• Проектные документы (тайминг, скрипт реализации, технический сценарий, схема площадки, монтажные листы)

Примеры документов doc/xls

• Приглашения, анонсы, превыезды, согласования
• День проведения
• Специфика форматов
• Подрядчики, партнеры, гости, участники
• Финансовый контроль и корректировки (непредвиденные расходы и экономия)

Кейс: Конкурс «Лучший по профессии» Nestro

Отчетность, постпродакшн

• Отчеты для: руководства, партнеров, спонсоров, спонсоров
• Финансовый отчёт по проекту. Закрывающие документы
• Фото, видео материалы. Монтаж, запись, копирайт
• Сдача и хранение материалов
• Оценка эффективности, обратная связь
• Работа над ошибками

Завершение семинара, ответы на вопросы, персональные рекомендации участникам.

Цели курса:

Дать реальные знания и рабочие инструменты по следующим направлениям:

• определение целей и задач предстоящего мероприятия, подготовка брифа
• подготовка предложения: презентация, смета, тайминг
• защита и продажа проекта руководству/клиенту
• организация и планирование работы проектной группы
• грамотный подбор подрядчиков, подготовка пакета документов
• работа с фрилансерами, артистами, персоналом
• специфика работы с площадками, кетерингом, техническими службами, администрациями, силовыми структурами и многое другое
• создание четких и понятных всем участникам схемы реализации проекта: от анонса до демонтажа
• подготовка отчетности и контроль постпродакшн

Методы проведения:

Интенсивный «диалоговый» формат. Теория, рассмотрение кейсов, дискуссии, работа в мини группах, деловые игры, решение актуальных для компаний участников бизнес-задач