Программа содержит следующие вопросы:
1. Организация документооборота и номенклатура дел. Порядок приема и обработка входящих документов. Правила обработки исходящих и внутренних документов организации. Регистрация служебных документов. Ведение журналов входящих, исходящих и внутренних документов. Формирование, оформление, хранение дел. Подготовка дел к сдаче в архив. Сроки хранения документов. Обеспечение сохранности документов, выдача дел (документов) во временное пользование. Ошибки, ведущие к утрате документов.
2. Обеспечение конфиденциальности информации. Коммерческая тайна, персональные данные. Порядок учета, хранения и уничтожения конфиденциальных документов организации. Ответственность за нарушения и разглашение конфиденциальной информации.
3. Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов организации. Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства и документооборота на предприятиях всех форм собственности. Особенности ведения делопроизводства в органах исполнительной власти. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. Бланки документов. Юридическая сила документа. Согласование, подписание, утверждение документа. Контроль исполнения документа. Фирменные бланки.
5. Состав и правила оформления распорядительных документов организации. Приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания. Правила оформления копий и выписок из документов. Резолюции, визы, грифы согласования.
6. Требования к составлению информационно-справочных документов организации. Акт, протокол, справки, служебные записки, докладные записки, объяснительные записки, выписки из протоколов, выписки из приказов. Оформление писем, телеграмм, телефонограмм. Правила составления характеристик, представлений, рекомендательных писем.
7. Требования к тексту служебных документов и деловой переписке. Структура делового письма. Этикет в деловой переписке. Язык и стиль официальных писем. Информативность и убедительность делового письма. Тайна переписки.
8. Внутрифирменные организационные документы, особенности составления и оформления: устав, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание.
9. Взаимодействие службы документационного обеспечения с другими структурными подразделениями организации. Правила дистанционного общения. Конфликтные ситуации и их профилактика. Разрешение конфликтов.
10. Факторы стресса в работе специалиста по делопроизводству и документообороту. Причины, мешающие оптимально распоряжаться своими ресурсами. Внутренние и внешние источники напряжения. Способы психологической настройки, повышения работоспособности и профилактики стресса.
11. Круглый стол. Обмен опытом, ответы на вопросы.
Занятия проводят ведущие специалисты-практики региона по вопросам документооборота, делопроизводства и делового общения.
Участники семинара обеспечиваются информационно-справочными материалами по тематике семинара.
