Тендер-менеджер. Специалист по тендерам: Семинар

1. Организация закупочной деятельности. Общие положения

• Прогнозирование и планирование закупок
• Виды закупок, типы поставщиков, структура рынка
• Определение подходов к закупочной деятельности, варианты организации процесса
• Основные бизнес-процессы закупочной деятельности организации, распределение зон ответственности, возможные схемы взаимодействия вовлеченных сотрудников и взаимодействия с участниками тендера
• Определение и нивелирование рисков в процессе выполнения закупочной деятельности
• Определение и распределение ресурсов
• Определения рисков в процессе исполнения закупок, корректировка закупочной деятельности с учетом данных рисков
• Тендерная комиссия: основные положения при выборе состава тендерной комиссии

Упражнение "Составление календарного плана-графика закупок предприятия. Определение основных бизнес-процессов. Выбор подхода к выполнению закупочной деятельности"

Разбор кейсов от участников

2. Регламентация закупочной деятельности

• Составление регламента тендеров и закупок: основные положения и требования законодательства применительно к коммерческим закупкам, необходимые приказы
• Типы регламентов, преимущества и недостатки
• Различные методологии определения победителя тендера
• Корректировки и изменения регламента

3. Организация отдела тендера и закупок

• Подбор персонала
• Мотивационные факторы
• Возможные системы премирования: преимущества и недостатки
• Организация контроля и проверки деятельности персонала в процессе проведения закупочной деятельности
• Распределение зон ответственности сотрудников внутри одела, самостоятельной работы сотрудников, взаимодействия сотрудников внутри отдела, определение вопросов к вовлечению руководителя, сохранение информированности руководителя отдела
• Тайм-менеджмент руководителя и сотрудников отдела
• Основные методы повышения эффективности и снижения трудозатрат сотрудников отдела

Упражнение "Описание, структуры, зон ответственности и основных бизнес-процессов отдела тендеров и закупок"

Разбор кейсов от участников

4. Организация взаимодействия отдела со смежными подразделениями

• Основные схемы взаимодействия со смежными подразделениями компании
• Вопросы привлечения специалистов сторонних отделов без ущерба для их основной деятельности 
• Взаимодействие с участниками тендерной комиссии;
• Утверждение и согласование результатов тендера
• Предупреждение и разрешение конфликтных ситуаций

5. Организация процесса отбора участников тендера

• Определение предмета запроса, ключевые моменты;
• Организация мониторинга рынка, первичный отбор компаний;
• Виды запросов рынка, определение формата запроса, возникающие обязательства;
• Составление запроса, ключевые моменты;
• Специфика и структура рынков;
• Типы поставщиков и варианты взаимодействий;
• Поиск и подбор пула участников, методология, основные ошибки и как их избежать;
• Первичный отсев неблагонадежных участников

Упражнение  "Определение учебного предмета закупки. Описание ожидаемого поставщика. Определение основных критериев выбора поставщика".

6. Основные моменты запроса тендерных предложений и их проверки

• Пакет документации;
• Финансовые и юридические показатели компаний участников, методы проверки, ключевые моменты;
• Проверка репутации компании на рынке: возможные методики проверки и их фактическое значение;
• Определение формы коммерческого предложения, как ключевой момент тендера; возможности данного этапа, основные ошибки;
• Проверка коммерческих предложений, "подводные камни" коммерческих предложений;
• Эффективные ценовые переговоры: возможности, варианты проведения, оценка результатов;
• Выявление фактических потребностей и возможностей участников тендера: методы выявления и использование возникающих возможностей;
• Построение партнерских отношений с участниками тендера в процессе отработки коммерческих предложений с параллельным снижением стоимости;
• Как выявить и предотвратить дополнительные соглашения к договору в процессе проверки коммерческих предложений;
• Взаимодействие по тексту договора с участниками тендера: общий подход, методы "жестких" переговоров;
• Фиксация результатов, оценка эффективности тендерной работы.
• Взаимодействие с недовольными: работа с претензиями участников и излишне настойчивыми сотрудниками поставщиков.

Упражнение  "Формирование перечня основных рисков при отборе компаний на поставку учебного предмета закупки, определение и внедрение в структуру заявки методов их минимизации".

Цель:

• повышение прибыли компании за счет: системного подхода в вопросах выбора партнеров компании;
• повышения лояльности поставщиков товаров/работ/услуг, установления более доверительных взаимоотношений с партнерами;
• снижения затрат при закупочной деятельности компании;
• оптимизации трудозатрат тендерного отдела, специалистов по закупкам и снабжению;
• получения организационных и коммуникативных технологий и методов, необходимых для решения задач закупочной деятельности организации;
• профилактики типичных ошибок в процессе закупки товаров/работ/услуг;
• повышения имиджа компании;
• выявление индивидуальных проблем и ошибок в коммуникациях с партнерами, их устранение;
• возможности получения практических навыков и теоретических знаний возможности обменяться опытом с другими участниками тренинга, посмотреть на стиль работы других успешных закупщиков;
• сравнить, что работает, а что можно дополнительно развивать для улучшения  закупочной деятельности организации.

Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.

Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.