День 1
Система управления и административное обеспечение в условиях кризиса
-
Основные элементы системы управления
-
Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
-
Цели и задачи административного обеспечения с учетом финансовых ограничений
-
Объекты и инструменты управления исполнительного (административного) директора
-
Показатели результативности и эффективности деятельности исполнительного (административного) директора
-
Требования к исполнительному (административному) директору в условиях кризиса
Основные задачи и зоны ответственности исполнительного (административного) директора
-
Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
-
Организация функционирования подразделений, обеспечивающих высшее руководство (секретариат, пресс-служба, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
-
Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
-
Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
-
Организация работы с подрядчиками
-
Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
-
Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры
-
Корпоративные мероприятия и сувенирные программы
Практикум «Разработка должностной инструкции исполнительного (административного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений»
Экономика в деятельности исполнительного директора
-
Классификация затрат для целей принятия управленческих решений
-
Какие затраты должен планировать и контролировать административный (исполнительный) директор
-
Особенности процесса бюджетирования подразделений административного (исполнительного) директора
-
Внутренняя себестоимость деятельности подразделений административного (исполнительного) директора
-
Чем программы оптимизации затрат отличаются от программ минимизации потерь?
-
Варианты программ сокращения затрат для подразделений административного (исполнительного) директора
-
Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, аутстаффинга, лизинга в деятельности исполнительного директора
-
Facility management
-
Fleet management
Практикум «Разработка программы сокращения затрат для своих подразделений, разработка алгоритма вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании»
День 2
Организация документооборота в компании
-
Принципы организации документооборота
-
Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота: ГОСТы, Приказ Госархива, типовая инструкция по делопроизводству
-
Документопоток компании
-
Организация работы секретариата
-
Организация контроля исполнения поручений
Практикум «Составление реестров поручений и контрольных форм. Составление номенклатуры дел»
Регламентация деятельности компании
-
Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы компании
-
Регламентирующие документы в пределах компетенции административного директора
-
Организация контроля регламентирующих документов
Организация работы административно-хозяйственного отдела (АХО) Задачи, функционал, зоны ответственности АХО
-
Типовое положение АХО
-
Должностная инструкция начальника АХО
-
Матрица ответственности АХО
Практикум «Разработка типовых задач и функционала АХО»
Организация планирования в АХО
-
Планирование состава работ
-
Планирование частоты работ
-
Планирование качества работ
-
Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
-
Бюджетирование хозяйственной деятельности
Практикум «Составление годового и месячного планов АХО. Бюджетное планирование в АХО»
Структурирование и организация работы подразделения
-
Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
-
Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
-
Диспетчеризация работ
-
Группировка связанных работ, супервайзеры
-
Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
-
закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и прочее
-
закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и прочее
Практикум «Разработка структуры АХО на базе подхода «управление по целям» (management by objectives)»
Контроль подразделений АХО
-
Организация оперативного контроля качества выполнения работ
-
Отчетность служб АХО
-
Отчетность руководителя АХО
-
Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
-
Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов
Практикум «Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество»
Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях
-
Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
-
Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
-
Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
-
Контроль хода выполнения работ
-
Поддержание презентабельного состояния офиса
Организация работы представительского автотранспорта
-
Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
-
Диспетчеризация работы автотранспорта
-
Критерии выбора автотранспортных средств
-
Контроль деятельности и отчетность
-
Оплата труда и стимулирование водителей
-
Материальная ответственность водителей
День 3
Оплата труда и стимулирование сотрудников обеспечивающих подразделений
-
Принципы разработки мотивационных схем персонала
-
Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора
-
За что платить руководителю и сотрудникам обеспечивающих подразделений
-
Постоянная и переменная части зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы
-
Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений
-
Материальная ответственность сотрудников обеспечивающих подразделений
-
Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто
Практикум «Разработка нескольких вариантов мотивационных схем для персонала обеспечивающих подразделений, включая различные варианты KPI. Разбор схем оплаты труда в условиях кризиса»
Оптимизация процессов, затрат, минимизация потерь в зоне ответственности исполнительного директора
-
Рассмотрение технологии оптимизации процессов
-
Надо ли описывать процессы для их оптимизации?
-
Виды нотаций для оптимизации процессов
Практикум «Оптимизация процессов с помощью технологии SIPOC»
-
По каким критериям оптимизируют процессы? Только по стоимости? Как еще можно оптимизировать процессы?
-
C каких процессов начинать оптимизацию?
-
Что такое нормирование? Как применять нормирование в целях оптимизации затрат?
Практикум «Нормирование расхода ГСМ. Что еще можно и нужно нормировать? Мотивация персонала на экономное вождение»
Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»
-
Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе
-
Борьба с факторами, отнимающими время
-
Как вести себя в кризисных ситуациях
-
Что такое бережливый офис? Это когда на всем экономят или повышение качества и оптимизация затрат одновременно?
-
Как организовать бережливый офис?
-
Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях
Практикум «Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений»
Выполнение специальных требований
-
Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, производственная санитария, технические сооружения)
-
Надзорные организации и взаимодействие с ними
-
Действия в случае визита надзорных органов
Практикум «Разработка инструкции действий в случае визита надзорных органов»
В результате обучения вы:
-
познакомитесь с современным функционалом административно-хозяйственного обеспечения
-
научитесь организовывать свою работу с требуемым уровнем качества, оставаясь при этом в рамках выделенного бюджета
-
рассмотрите стандарты организации деятельности обеспечивающих подразделений
-
разработаете перспективный план мероприятий, направленный на повышение эффективности (оптимизацию) деятельности подразделений, подчиненных руководителю АХО
-
станете обладателем карты постоянного клиента, которая дает возможность пройти обучение на семинарах и программах MBA от Moscow Business School со скидкой 15%
В стоимость обучения входит:
-
комплект авторских материалов
-
ресторанное питание
-
кофе-паузы
-
сертификат Moscow Business School
Скидки:
-
При участии 2-х и более представителей от одного предприятия предоставляется скидка 10%
-
Обладателям карты "Партнер" - скидка 15%
