Специалист по управлению документацией компании: Программа переподготовки

Раздел 1. Нормативно-правовая база делопроизводства

• Четырехуровневая система законодательных и нормативно-правовых документов, определяющих порядок работы с организационно-распорядительной документацией в системе делопроизводства организации.
• Новый стандарт в оформлении документов ГОСТ 7.0.97-2016 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (взамен ГОСТ Р 6.30-2003). Определение состава реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с учетом применения информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Понятие – юридическая сила документа. Обеспечение правового статуса электронных документов.

Раздел 2. Организация документирования управленческой деятельности в организации

• Разработка унифицированных форм документов, табеля и альбома унифицированных документов, используемых в документационном обеспечении управления организации
• Организация контроля соблюдения требований по подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления в организации
• Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деловыми процессами.

Раздел 3. Виды управленческой документации в деятельности организации.

• Классификация управленческой документации. Назначение документов различных систем документации, требования, предъявляемые к текстам документов:
• Организационные документы;
• Распорядительные документы как форма реализации управленческих решений (приказы, указания,  распоряжения, протоколы, решения);
• Деловая переписка как средство обеспечения внешнего коммуникативного взаимодействия.  Культура делового письма. Оформление деловых писем и их разновидности. Виды коммерческой переписки;
• Документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки, представления);
• Особенности оформления договорной документации;
• Иные виды ОРД.

Раздел 4. Организация эффективного документооборота в организации

• Понятие и принципы организации документооборота организации.
• Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации.    Ведение регистрационных и учетных форм документов организации. Отличие регистрации от учета документов. Электронные формы регистрации документов.
• Организация передачи документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в организации.
• Порядок согласования и удостоверения (подписания, утверждения) документов в организации.
• Проведение анализа информационных и документационных потоков в организации. Формирование маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организации, в т.ч. в электронном виде. Разработка технологии работы с документами и информацией в организации. Способы доведения управленческих решений до исполнителей.
• Организация контроля за исполнением документов и поручений. Значение организации контроля за движением документов. Мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в организации. Отчетные формы контроля.
• Осуществление контроля функционирования системы документационного обеспечения управления организации.
• Управление рисками как способ их минимизации и повышения эффективности в работе с документами.
• Обеспечение взаимодействия подразделений организации при решении задач в области документационного обеспечения ее управления.

Раздел 5. Осуществление информационно-справочной работы с документами организации

• Формирование и ведение баз данных об организационно-распорядительных документах организации, в т.ч в электронной форме.
• Формирование требований к разграничению уровней доступа работников организации к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями.
• Обеспечение доступа к документам и информации организации.
• Формы представления информации по запросу руководства организации. Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам документационного обеспечения управления. Поиск и предоставление информации по документационному обеспечению управления по запросам работников организации.

Раздел 6. Разработка и внедрение локальных нормативных актов (ЛНА) по документационному обеспечению управления организацией

• Проведение анализа локальной нормативной базы организации для определения ее соответствия действующим нормативным правовым актам Российской Федерации по документационному обеспечению управления.
• Назначение и общая характеристика, виды, ЛНА, необходимых в организации делопроизводства    и работе с документами.  Назначение  раздела в ЛНА "Термины и определения".
• Порядок разработки, утверждения и введения в действие ЛНА.
• Организация работы по актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по документационному обеспечению ее управления.
• Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по документационному обеспечению ее управления

Раздел 7. Осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота в сфере документационного управления организации

• Возможности и преимущества внедрения системы электронного документооборота;
• Проведение анализа действующей системы документационного обеспечения управления организации для определения задач по ее автоматизации.
• Критерии готовности предприятия к внедрению СЭД. 
• Практические вопросы и проблемы отдельных этапов внедрения системы электронного документооборота.
• Оценка эффективности внедрения СЭД.

Раздел 8. Систематизация документов и организация их хранения

• Основные признаки формирования дел. Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов. Включение электронных документов в номенклатуру дел.
• Организация текущего хранения документов.
• Проведение экспертизы ценности документов.
• Подготовка и обработка документов к передаче на архивное хранение. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
• Контроль формирования документов в дела и организация их хранения в подразделениях организации.

Раздел 9 Служба ДОУ на предприятии

• Определение целей, задач и функций подразделения документационного обеспечения управления организации и его работников.
• Положение о службе ДОУ. Должностные инструкции работников службы ДОУ. Профстандарты в деятельности работников службы ДОУ.
• Распределение должностных обязанностей между работниками подразделения документационного обеспечения управления организации.
• Модернизация рабочих мест работников подразделения по документационному обеспечению управления.

Раздел 10. Организация работы с документами по личному составу

• Особенности документирования процессов работы с персоналом (прием, перевод, предоставление отпусков, увольнение и др.).
• Организация работы и оформление личных документов: личная карточка, трудовая книжка и т.п.
• Особенности формирования дел документов по личному составу.