День 1.
Организация и перспективы развития службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Цели, задачи и функции службы. Взаимодействие с другими структурными подразделениями.
Обеспечение информационных связей в организации. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки. Роль службы ДОУ в управления документацией и бизнес-процессами.
Положение о службе документационного обеспечения управления, нормативно-методическое обоснование. Структура, штатное расписание, должностной и численный состав службы ДОУ. Нормативы времени на выполнение работ. Задачи и функции подразделений службы ДОУ. Организация взаимодействия между отделами и сотрудниками. Должностной статус специалиста службы ДОУ в структуре организации.
Задачи и функции руководителя службы ДОУ. Распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Составление должностных инструкций. Делегирование полномочий. Разработка нормативно-методических документов и положений о структурных подразделениях.
Государственное регулирование системы ДОУ. Нормативно-методические документы по организации делопроизводства. Изменения законодательства.
Эффективность документационного обеспечения управления, показатели эффективности деятельности служб ДОУ (KPI). Общие характеристики показателей оценки деятельности в аспекте организационного развития. Показатели эффективности деятельности - KPI. Организационная и информационная функции системы управления документами. Служба ДОУ - центр компетенции в области управления документами.
Практика написания локальных нормативных документов организации, регламентирующих документооборот: алгоритм, оформление, утверждение, трансляция, внедрение, контроль соблюдения. Юридические аспекты оформления организационно-распорядительных документов.
Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.
День 2.
Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна. Организация работы с конфиденциальными документами.
Документооборот организации и его составляющие.
-
Документооборот, как элемент процессного управления в организации. Бизнес-процессы: управляющие и обеспечивающие.
-
Организация системы контроля и управление исполнительской дисциплиной.
-
Создание специальных систем управления документами, интегрированных с управленческими процессами. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документами.
Контроль исполнения документов и поручений. Работа специалистов службы ДОУ с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета по контролю исполнения документов.
Организация хранения документов. Ведомственный архив. Нормативно-правовая база по архивному хранению документов. Номенклатура дел организации. Общие принципы формирования дел. Экспертная комиссия организации. Типовые и ведомственные перечни документов, их структура и значение. Архивное хранение документов.
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
День 3.
Системы управления электронными документами: рынок, анализ и выбор.
-
Система электронного документооборота - основа корпоративной информационной системы организации. Основные требования к средствам и системам электронного документооборота.
-
Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота. Дело, Docs Vision, Кодекс – Документооборот, ГранДок, ЕВФРАТ – Документооборот, LanDocs, БОСС-Референт, 1 С: Документооброт, Globus Professional, Оптима, Directum, DOCUMETR, Канцлер, Documentum, Open Text, Alfresco и др.. Оценка предложений с позиции бизнес-пользователей. Принципы выбора системы электронного документооборота для предприятий.
-
Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного делопроизводства. Проблемы и решения.
-
Организация юридически значимого документооборота в организации. Электронно-цифровая подпись и подтверждение подлинности документов.
-
Практические примеры использования электронных систем. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.
Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ. Оборудование для складирования и хранения документов. Оборудование помещений средствами защиты и контроля.
Организация эффективной работы службы ДОУ. Основные направления работы руководителя: планирование, управление, контроль. Стили управления: лидерство или руководство. Контроль в процессе управления. Организация командного взаимодействия. Психологические аспекты руководства коллективом. Мотивация производственной активности работников. Особенности и сложности делового взаимодействия. Конфликтные ситуации и их профилактика. Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Профилактика "профессионального выгорания".
Знакомство с работой службы, обеспечивающей делопроизводство, прием, учет и архивное хранение документов.
Цели курса:
-
совершенствование профессиональных навыков участников курса в оптимизации методов документооборота;
-
повышение личной эффективности участников курса;
-
ознакомление участников курса с особенностями анализа системы документационного обеспечения управления;
-
получение практических навыков участниками курса по подготовке необходимых документов: актов, писем и служебных записок;
-
получение практических навыков участниками курса по повышению производительности труда за счет оптимизации документооборота.
В результате обучения участники курса приобретут практические навыки:
-
повышения эффективности в организации работы службы документационного обеспечения управления делопроизводства и документооборота в компании в рамках современных требований;
-
в организации внутреннего документооборота организации и документооборота между организациями;
-
в организации приема, рассмотрения и регистрации документов;
-
в организации сроков и контроля исполнения документов;
-
в организации процессов в компании - документопотоки;
-
в организации оперативного хранения документов;
-
в организации составления и ведения номенклатуры дел;
-
в подготовке дел к архивному хранению;
-
по оформлению актов о выделении дел документального фонда на уничтожение;
-
по организации смешанного документооборота в компании.
Условия участия:
Стоимость участия в очном формате – 36 400 рублей, в онлайн – 36 400 рублей.
При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии предоставляется скидка - 7 %.
В стоимость обучения входит: Методический материал, кофе-паузы.
Документ по окончании обучения: Удостоверение о повышении квалификации в объеме 24 часов (в соответствии с лицензией на право ведения образовательной деятельности, выданной Департаментом образования и науки города Москвы).
Иногородним клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.
