Профессиональный секретарь - помощник руководителя. Делопроизводство. Этикет. Деловое общение. Тайм-менеджмент: Повышение квалификации

Нормативно-методическая база ДОУ регламентирующая деятельность секретаря

• Законодательные акты Российской федерации
• ГОСТы по делопроизводству
• Унифицированная система организационно-распорядительной документации
• Требования к бланкам документов
• Требования к реквизитам, придающим юридическую силу документам
• Регламентация правил оформления документов в организации

Правила составления документов

• Требования к составлению организационных документов
• Требования к составлению распорядительных документов (отличие приказа от
• Распоряжения, правила издания указаний и постановлений, акты)
• Требования к составлению докладных и объяснительных записок

Документооборот в структуре организации управления

• Понятие документооборота, его отличие от делопроизводства
• Регламентация документооборота в организации
• Показатели документооборота
• Методы обследования документооборота
• Принципы и правила организации документооборота

Систематизация и оперативное хранение документов

• Понятие формирования дел
• Правила формирования документов в дела
• Порядок формирования дел
• Передача дел в архив

Представительская функция секретаря

• Корпоративные правила, приемы и стандарты в работе секретаря
• Имидж секретаря. Выбор собственного стиля
• Одежда и аксессуары деловой женщины. Dresscode
• Этикет и имидж в деловом общении

Деловое общение для секретаря

• Коммуникации в деловом общении
• Взаимодействие с клиентами, партнерами
• Правила настроя на собеседника. Невербальные коммуникации. Язык тела
• Невербальный канал общения. Лицо. Мимика. Жесты. Позы
• Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации)
• Типы клиентов и виды обращения к ним

Прием и распределение телефонных звонков организации

• Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
• Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации.
• Регистрация поступающих звонков
• Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
• Звонки входящие и исходящие. Сохранение и передача информации. Информирование по телефону
• Планирование и подготовка к телефонной беседе
• Бланки для учета звонков и их использование для информационной работы
• Техники вопросов и активного слушания
• Установление контакта с собеседником , поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров
• Как сгладить конфликтные и сложные ситуации в телефонном общении?

Организация работы с посетителями организации

• Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
• Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
• Подготовка к встрече деловых партнеров
• Чай-кофе для посетителей. Когда предлагать чай-кофе? Порядок обслуживания и сервировки?
• Сервировка чайного (кофейного) стола
• Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Основы конфликтологии

• Отработка навыков общения при конфликтных ситуациях
• Алгоритм поведения в конфликтной ситуации

Взаимоотношения с руководителем и  коллегами

• Особенности должностной позиции секретаря в коллективе
• Зачем и как соблюдать субординацию?
• Взаимодействие секретаря с руководителем

Кто он, идеальный секретарь - помощник?

• Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя. Как «читать» профстандарт?
• Трудовые функции, которые должен выполнять профессиональный секретарь-помощник

Организация офиса и рабочего места секретаря

• Порядок на рабочем месте. Правила поддержания порядка на рабочем столе секретаря
• Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда
• Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой

Протокол. Правила составления и оформления протоволка совещаний/собраний

• Алгоритм составления и оформления протокола 
• Правила составления текста протокола, применение официально-делового стиля в тексте
• Перевод прямой речи в косвенную речь, типичные ошибки
• Обобщение результатов, правильное формулирование выводов по вопросам повестки дня
• Правила оформления подписи на протоколе
• Понятие и оформление документа «Выписка из протокола»
• Придание юридической силы выписке из протокола
• Примеры оформления протоколов
• Правила хранения протоколов

Организация совещаний и других конферентных мероприятий

• Этапы подготовки совещаний/переговоров/деловых встреч
• Как составлять повестку дня?
• Составление программы конферентного мероприятия. Как быстро составить программу мероприятия?

Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

• Контроль и его виды
• Как добиться того, чтобы поручения исполнялись? Принципы эффективной системы исполнения и контроля поручений
• Эффективная коммуникация как неотъемлемая часть системы контроля исполнения поручений
• Формирование аналитической отчетности об исполнении поручений. Как понять, есть ли проблемы в исполнительской дисциплине?

Основы управления временем и тайм-менеджмент

Принципы планирования рабочего времени

• Принцип Парето в реалиях современной организации
• Метод Альпы. Резервирование времени для непредвиденных ситуаций
• Как правильно расставлять приоритеты и определять очередность выполнения поручений? Как научиться выделять важное и срочное? Матрица Эйзенхауэра
• Word как инструмент планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Word
• Excel как инструмент планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Excel
• Функционал Календаря Google для ведения графика руководителя
• Microsoft Outlook для ведения расписания руководителя
• Использование интеллект-карт (mind-maps)  в тайм-менеджменте
• Современные компьютерные и мобильные программы-планировщики. Их возможности и функционал

Оформление планировщика времени

Организация командировок руководителя

• С чего начать подготовку к командировке руководителя?
• Бронирование гостиниц. Заказ трансфера. Покупка авиабилетов

Ведение базы контактов руководителя

• Систематизация контактов руководителя. Критерии систематизации.
• Обновление базы контактов руководителя. Когда следует делать upgrade базы данных?

Мобильные и компьютерные программы-помощники

• Современные офисные и мобильные программы для повышения эффективности работы секретаря
• Хранение данных в “облаке”: функционал облачных сервисов и преимущества
• Онлайн фото-редакторы для секретаря
• Инфографика как современный способ представления данных. Как легко сделать красивую и качественную инфографику? Сервисы по созданию инфографик
• Microsoft Word на 100%: полезные и новые функции в привычном текстовом редакторе
• Резервное копирование данных как необходимость. Что нужно знать о резервном копировании секретарю?

Электронная деловая переписка

• Принципы и правила деловой электронной переписки
• Шрифты и оформление делового электронного письма
• Шаблоны деловых электронных писем – как облегчить себе жизнь и не навредить репутации компании?
• Структура делового письма: систематизируем все, что необходимо написать
• Приветствие в деловом письме: как произвести положительное впечатление с первых слов?
• Заключительные  формулы вежливости с деловом письме
• Речевые формулы и клише для конкретных видов писем