Деловая переписка: Семинар

Программа:

• Организация и обеспечение информационных связей. Внутренние и внешние коммуникации. Схемы организационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные информационные потоки. Управление информационными потоками. Методы расстановки приоритетов в принимаемой информации.
• Письмо как средство коммуникации и формирования профессионального имиджа. Письменная деловая коммуникация и ее роль в координации управленческих, коммуникативных, информационных процессов предприятия. Деловое письмо как эффективный инструмент организации и поддержания деловых контактов.
• Методические рекомендации по оформлению делового письма в соответствии с нормативно-методической базой делопроизводства. Бланк письма, реквизиты письма, юридическая сила письма, автор, адресат, содержание письма, оформление конвертов. Предмет и цели переписки. Виды деловой переписки. Классификация писем.
• Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки и т.д.; характеристика, особенности текста.
• Использование стандартных формул (клише) для внутренней переписки.
• Внешняя переписка: разновидности писем, характеристика, особенности текста, использование стандартных языковых формул (клише).
• Коммерческие письма (письмо-запрос, оферта, письмо-претензия, ответы).
• Деловые письма (сопроводительное, гарантийное письмо, напоминание, подтверждение, просьба, требование, отказ и т.п.).
• Нерегламентированные письма. Рекламное обращение (письмо). Создание рекламного обращения. Технологии распространения рекламных сообщений. Внутренний и внешний PR. Взаимодействие со СМИ.
• Имиджевые письма, письма-презентации, поздравительные письма. Рекомендации по составлению.
• Текст письма. Особенности композиции делового письма. Логическая культура речи: определенность, четкость, ясность, обоснованность изложения. Требования к языку и стилю делового письма. Понятие «стилистика письма». Создание официального стиля. Понятие языкового стандарта. Клишированные выражения и тексты. Употребление специальной лексики, сокращенных слов. Функции и роль ключевых слов в письме. Языковые излишества. Постскриптум.
• Этикет делового письма. Основные правила этикета деловых документов. Формулы вежливости. Виды обращений, заключительные слова. Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата при составлении текста (VIP статус, постоянный партнер, хороший знакомый, клиент и т.д.). Персональная адресация. «Проблемные» письма: неоднократные напоминания, отказы, информация о повышении цен и т.д.
• Особенности оформления сообщений, отправляемых по электронным средствам связи: телеграммы, телефонограммы, факсы, переписка по электронной почте.
• Культура работы с документами деловой переписки на рабочих местах. Организация документооборота. Технологии обработки поступающих документов. Внутренний документооборот. Рассмотрение корреспонденции руководителем. Организация движения документов между подразделениями. Архивное хранение документов деловой переписки.
• Контроль за исполнением документов. Уровни контроля за документацией. Сроки исполнения документов.
• Деловая игра «Информационный лабиринт. Деловая переписка как средство коммуникации». Практикум по составлению следующих документов: коммерческое письмо, деловое письмо, нерегламентированное письмо, деловое личное письмо, проблемное письмо, докладная записка. Редактирование текста письма, разбор вариантов, предлагаемых слушателям и анализ типичных ошибок.
• Культура деловой коммуникации. Этикет встреч и переговоров. Деловое общение, деловая беседа, телефонные переговоры. Этикетные нормы и правила. Поведенческий этикет. Правила приветствия и обращения. Порядок представления и знакомств, визитные карточки. Этикет служебной субординации.

Интересующие  вопросы, для предоставления полного и квалифицированного ответа, просим задавать за 3 дня до начала семинара.