Программа содержит следующие вопросы:
1. Организация и перспективы развития службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Цели, задачи и функции службы. Взаимодействие с другими структурными подразделениями.
2. Обеспечение информационных связей в организации. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки. Роль службы ДОУ в управления документацией и бизнес-процессами, в соответствии с требованиями ГОСТ ИСО 15489. Управление документацией. Общие требования.
3. Положение о службе документационного обеспечения управления, нормативно-методическое обоснование. Структура, штатное расписание, должностной и численный состав службы ДОУ. Задачи и функции отделов службы ДОУ: канцелярии, архива. Схемы взаимодействия между отделами. Нормативы времени на выполнение работ. Должностной статус специалиста службы ДОУ в структуре организации.
4. Задачи и функции руководителя службы ДОУ. Распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Составление должностных инструкций. Делегирование полномочий. Разработка нормативно-методических документов и положений о структурных подразделениях.
5. Современная нормативно-методическая база по делопроизводству. Организационно-правовые основы документирования управленческой деятельности. Разработка инструкций по делопроизводству и их внедрение. Юридические аспекты в оформлении организационно-распорядительных документов.
6. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.
7. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну.
8.Документооборот организации и его составляющие. Документооборот, как элемент процессного управления в организации. Бизнес-процессы: управляющие и обеспечивающие. Оптимизация принятия решений. Организация системы контроля и управление исполнительской дисциплиной. Создание специальных систем управления документами, интегрированных с управленческими процессами. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документами.
9. Контроль исполнения документов и поручений. Культура работы с документами на рабочих местах. Работа специалистов службы ДОУ с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета по контролю исполнения документов.
10. Организация хранения документов. Ведомственный архив. Нормативно-правовая база по архивному хранению документов. Номенклатура дел организации. Общие принципы формирования дел. Экспертная комиссия организации. Типовые и ведомственные перечни документов, их структура и значение. Архивное хранение документов.
11. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
12. Автоматизация работы службы ДОУ. Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации. Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.
13. Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ. Оборудование для складирования и хранения документов. Оборудование помещений средствами защиты и контроля.
14. Организация эффективной работы службы ДОУ. Основные направления работы руководителя: планирование, управление, контроль. Стили управления: лидерство или руководство. Контроль в процессе управления. Организация командного взаимодействия. Психологические аспекты руководства коллективом. Мотивация производственной активности работников. Особенности и сложности делового взаимодействия. Конфликтные ситуации и их профилактика. Саморегуляция в конфликтных ситуациях.
15. Знакомство с работой службы, обеспечивающей делопроизводство, прием, учет и архивное хранение документов.
Занятия проводят специалисты-практики в области организационного развития, юриспруденции, консультанты по организации документационного обеспечения управления.
Интересующие вопросы, для предоставления полного и квалифицированного ответа, просим задавать за 3 дня до начала семинара.
