Персональный помощник, ассистент руководителя: Повышение квалификации

Обеспечение рабочего дня руководителя (административная, информационная, исполнительная поддержка руководителя):

• Обеспечение рабочего дня руководителя: ведение и корректировка графика дня, встречи, подписание документов и деловые поездки; примеры результативных графиков, которые упрощают жизнь руководителя и его помощника.
• Работа с  входящей корреспонденцией и звонками;
• Организация взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами;
• Приказы, распоряжения руководителя: оформление, контроль соблюдения сроков исполнения;
• Поиск, обработка и анализ информации, необходимой для принятия решения руководителем;
• Подготовка и анализ отчетных документов для руководителя;
• Проведение первичных переговоров;
• Обеспечение комфортного рабочего места руководителя – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;  обеспечение психологического комфорта начальства;
• Контроль работы личных водителей и охраны руководителя.

Планирование, организация и координация переговоров, деловых встреч, собраний, совещаний, командировок. Организационные и этические моменты проведения успешных встреч.

• Практическое обустройство приёмной, переговорных комнат;

• Подготовка материалов к совещанию, предоставление необходимых документов к переговорам, сопровождение на встречах и переговорах;
• Организация командировок руководителя.

• Протокол встречи и приема делегаций. Правила проведения деловых переговоров на высшем уровне. Основные протокольные мероприятия. Визиты. Правила рассадки. Визитные карточки.
• Национальные особенности партнеров из разных стран. Секреты эффективного взаимодействия. Типичные ошибки коммуникации с  зарубежными партнерами. Этикет дарения. Цветы в международном протоколе
• Организация кофе-пауз, обедов;

Подготовка докладов и презентаций для руководителя.

• Подготовка пресс-конференций и PR-мероприятий. Способы подачи и организации материала. Составление текстов выступлений и подготовка слайдов для презентаций.

Ведение делопроизводства и документооборота. Требования  к оформлению документов. Новый стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

• Состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.
• Виды и разновидности организационно-распорядительных документов.  Организационные документы:  положения, инструкции, регламенты, правила.  Документирование    распорядительной деятельности: приказы, постановления,  распоряжения.  Документирование деятельности коллегиальных органов: протоколы и акты.

Язык и стиль современных документов.

• Основы документной лингвистики. Основы редактирования текстов.  Основы документной лингвистики. Стилистика русского языка. Основы редактирования текстов. Правила создания текстов документов. Деловая переписка и этикет делового письма.

Эффективная коммуникация с руководителем и сотрудниками:

• Мнение руководителя. Какой персональный помощник нужен современному руководителю?
• Как быть проактивным – уметь работать на опережение: предвидеть потребности руководителя, читать между строк, понимать его без лишних вопросов?
• Вопросы этики и этикета во взаимоотношениях с руководителем; Искусство не создавать напряжения. Как адаптироваться под темперамент босса?
• Как правильно и деликатно добиваться того, чтобы руководитель конкретизировал поручения?
• Тайм-менеджмент. Как все успевать в условиях многозадачности и нехватки времени?
• Писанные и неписанные  правила коммуникаций в коллективе. Эмоциональный интеллект. Разрешение конфликтных ситуаций в офисе,  Работа с манипуляциями, агрессией, критикой и претензиями.
• Субординация, взаимоотношения между сотрудниками. Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой среде.

Основы телефонного этикета:

• Телефонные стандарты: принятие звонков, переадресация, удерживание линии, прощание;
• Работа с голосом и интонациями при телефонном общении;
• Неприятный телефонный разговор: как сохранить самообладание. Работа с жалобами и возражениями по телефону;
• Частые ошибки в телефонном общении.

Дресс-код. Зачем это нужно?

• Имидж работника и его важность в работе; правила делового этикета;
• Универсальные сочетания в одежде (lookbook дресс-кода);
• Самопроверка перед началом рабочей смены.

В рамках данного курса собрано описание всех аспектов работы Персонального помощника руководителя и технологии их выполнения, позволяющие в итоге высокоэффективно работать по данной специальности. Ценность курса в его практической направленности, базирующейся на теоретических основах работы с информацией и документацией. Курс поможет выстроить продуктивные и комфортные взаимоотношения с разными типами руководителей в зависимости от их стиля управления, приоритетов и ожиданий.

В программу курса включены последние изменения в законодательстве, которые необходимо знать Помощнику руководителя: новый национальный стандарт оформления документов  ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступающий в действие  с 1 июля 2018 года.

Программа курса разработана с учетом  с требований  Профессионального  стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».