Секретарь-помощник руководителя: Повышение квалификации

Секретарь — помощник руководителя в структуре организации. Профессиональные компетенции, управленческие навыки, направления развития

• Основные задачи, должностные функции и компетенции. Необходимые профессиональные знания, умения и навыки. Деловые и личностные характеристики современного секретаря.
• Профессиональный стандарт секретаря: порядок применения в работе и использование для построения своей карьеры.
• Роль секретаря — помощника руководителя в организации рабочего процесса на предприятии. Виды и методы оперативного планирования.
• Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации.
• Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной.
• Построение эффективной работы руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя и расстановки приоритетов.
• Организация работы с личными поручениями руководителя. Правила хранения конфиденциальной информации.
• Контроль исполнения поручений руководителя
• Организация телефонных переговоров и видеоконференций руководителя.
• Организация командировок руководителя.

Организация работы в приёмной с посетителями и гостями

• Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителе и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками. Ведение журнала записи посетителей. Учет посетителей и оформление пропусков.
• Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.
• Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.
• Организация и бронирование переговорных комнат.
• Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе. Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).
• Планирование телефонных переговоров и их проведение.
• Документирование результатов личного приема.

Основные правила делопроизводства

• Нормативно-правовая база делопроизводства. Регламенты для работы службы.
• Стандарт ведения делопроизводства ГОСТ 7.0.97-2016 с 01.07.2018 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
• Требования к оформлению документов. Бланки документов. Схема движения документов.
• Назначение и подготовка документов различных систем документации:
  • организационные документы;
  • распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения, протоколы);
  • деловая переписка как средство обеспечения внешнего взаимодействия; культура делового письма; оформление деловых писем и их разновидности;
  • документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки);
  • особенности оформления и организации работы с договорной документацией.
• Кейс: составление организационных документов.

Построение эффективного документооборота в организации

• Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации.
• Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов.
• Организация контроля исполнения документов и поручений.
• Минимизация рисков и повышения эффективности в работе с документами.
• Построение внутреннего электронного документооборота.
• Проблемы системы электронного документооборота.
• Как выбрать СЭД. Примеры систем.

Подготовка и проведение деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)

• Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.
• Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации.
• Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице.
• Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание.
• Подготовка и порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия.

Деловая переписка

• Виды деловых писем. Стиль и структура делового письма. Основные принципы составления деловых писем.
• Шаблоны и стандарты оформления деловых писем. Особенности оформления писем с государственными органами власти и управления.
• Особенности деловой корпоративной переписки. Внутрикорпоративная переписка.
• Типичные ошибки в деловой корреспонденции.

Культура делового общения и этикет

• Деловой этикет и имидж компании: значение для профессиональной деятельности.
• Корпоративный стиль. Визитная карточка: виды, оформление, использование в деловой сфере.
• Приветствие, представление, прощание.
• Этикет руководителя и подчиненного.
• Этикет и конфиденциальность.
• Телефонные переговоры: подготовка к разговору, техника ведения. Специфика телефонного делового общения. Управление временем в беседе с абонентом.
• Особенности межличностной коммуникации. Речевой этикет и культура деловой речи. Способы и приемы вступления в контакт. Правила ведения деловых бесед. Техники, позволяющие "разговорить" собеседника, закончить разговор.
• Управление конфликтами. Приёмы поведения в конфликте.
• Роль подарка в деловом общении.
• Поздравление деловых партнеров.