Секретарь - помощник руководителя: Семинар

1. Профессиональные задачи секретаря. Обязанности, функции, ответственность и возможности секретаря. Влияние личности секретаря на организационную структуру компании.

2. Работа секретаря с документами. 
- Особенности оформления организационно-распорядительной документации. Основные виды документов организации. Требования к оформлению бланков документов, к содержанию. Правила оформления некоторых видов ОРД согласно Государственным стандартам документооборота. Перечень документов, подлежащих легитимизации.
- Процедура составления документов. Особенности оформления, визирования и регистрации документов. Особенности применения факсимиле. Контроль исполнения документов. Практикум.
- Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.
- Формирование дел для последующего хранения. Экспертиза ценности документов. Текущее хранение. Выдача дел (документов), находящихся на текущем хранении, во временное пользование. Подготовка и передача дел в ведомственный архив. Практикум.
- Требования Федеральной Архивной Службы к обеспечению сохранности документов. Административная и уголовная ответственность должностного лица и руководителя учреждения за ненадлежащую сохранность документов. Анализ наиболее типичных ошибок.

3. Коммуникации секретаря. Телефонный этикет. Особенности и отличия входящих и исходящих телефонных звонков. 

4. Особенности общения по телефону. Работа с голосом (тембр, тон, четкость, интонации, темп). Виды слушания. Техника активного слушания как основной навык секретаря.

5. Речевой этикет и культура деловой речи. Правила ведения деловых бесед. Способы и приемы вступления в контакт. Техники, позволяющие «разговорить» собеседника, закончить разговор. Особенности жестов и иных психологических приемов при общении. Лицо, мимика, поза. Тренинг. 

6. Определение потребности клиента (посетителя) компании по телефону или при личной встрече, решение вопросов в рамках своих компетенций. Приемы управления эмоциональным состоянием собеседника в личном контакте и при общении по телефону. Невербальные коммуникации. Взаиморасположение в пространстве при личном контакте. Тренинг.

7. Конфликтные ситуации. Техника диалогического общения при разрешении конфликта. Техника отказа.

8. Секретарь и руководитель. Общие правила работы. Формирование распорядка дня руководителя, контроль рабочего расписания. 

9. Тайм-менеджмент. Эффективное управление своим временем. Отработка навыков планирования и организации своего рабочего времени. Тренинг.

10. Прием и регистрация посетителей. Особенности приема различных категорий посетителей, в том числе VIP-посетителей, делегаций, специалистов, командированных из других организаций. «Проблемные» посетители. Посетители, которых в данный момент не могут принять. Особенности сбора информации о посетителях. Организация времени ожидания. Умение говорить и принимать комплименты как показатель профессионализма секретаря. 

11. Основные особенности подготовки различных переговоров (телефонные переговоры, деловые переговоры, встреча в неформальной обстановке). Влияние численности участников на процедуру подготовки, проведения и завершения переговоров.

12. Личное участие секретаря в проведении переговоров на разных этапах: планирование переговоров, работа в приемной, организация переговорного пространства, протоколирование, содействие руководителю, завершение переговоров, документирование итогов и т.д. Тренинг. 

13. Особенности взаимодействия с сотрудниками компании, коллегами по работе. Взаимоотношения «секретарь сослуживцы». Взаимоотношения с руководителями структурных подразделений. Использование средств связи для информирования коллег (телефон, Интранет, специальные программы).