Повышение квалификации секретарей и офис-менеджеров: делопроизводство, документооборот, функционал: Семинар

В программе:

Оформление документов.

• Типичные ошибки при оформлении документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
• Виды бланков организации и правила их составления и использования. Наиболее распространенные погрешности при разработке фирменных бланков организации.
• Особенности оформления документов, отправляемых по почте, факсу, e-mail, через курьера.
• Организация работы с отдельными видами служебных документов (приказы, распоряжения, кадровые документы, документы ограниченного доступа и др.). Ведение внешней и внутренней переписки (составление писем, служебных записок, заявлений). Рекомендации, которыми не следует пренебрегать: требования к текстам служебных документов. Этикет, язык и стиль служебного письма.

Организация документооборота.

• Основные правила регистрации, подписания, согласования, утверждения и удостоверение печатью документа. Книги и журналы учета документов.
• Контроль исполнения документов.  Рекомендации по оптимизации документооборота.

Организация оперативного и архивного хранения документов.

• Упорядочение и систематизация документов. Формирование дел.
• Номенклатура дел организации: назначение, виды, порядок разработки, структура.
• Экспертиза ценности и определение сроков хранения документов. Подготовка документов к архивному хранению. Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002.

Роль секретаря в организации. Должностные обязанности и деловые качества секретаря.

• Секретарь – лицо фирмы. Секретарь – помощник руководителя.
• Секретарь – координатор и организатор работы в офисе.
• Роль секретаря в системе внутрикорпоративных отношений.
• Должностные обязанности секретаря в работе с документами. Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления.

Деловые коммуникации секретаря (офис-менеджера)

• Речевой этикет и культура общения. Общение с руководителем, коллегами.
• Правила этикета при приветствии и представлении.
• Организация приема посетителей. Телефонные переговоры. Стрессоустойчивость.
• Традиционные ошибки при приеме деловых партнеров и посетителей. 
• Использование психологических дистанций и жестов в деловой обстановке. Умение слушать и задавать вопросы. Виды визитных карточек и правила использования.