Профессиональный секретарь: Курсы

В программе:

Профессиональные и личные компетенции секретаря.

Роль и место секретаря в работе организации. Современные квалификационные и международные требования к должности секретаря. Обязанности и функции, деловые и личные качества секретаря. Должностная инструкция. Профессиональный имидж: вербальный, невербальный, кинетический. Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия. Организация рабочего места и рабочего времени: эргономика, освещение, расстановка предметов, дизайн. Безопасность работы с техническими средствами. Нормативы по охране труда.

Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками.

Организационная и информационная поддержка деятельности руководителя, подготовка рабочих документов и материалов для совещаний, переговоров, выступлений руководителя. Организация и документирование приема посетителей по текущим и личным вопросам. Работа с обращениями. Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями. Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя, рациональная организация рабочего графика. Управление временем. Определение приоритетов. Правила начала, основной части и завершения рабочего дня. Оперативное и долгосрочное планирование. Руководство административно-хозяйственной службой. Оптимизация использования технического персонала административно-хозяйственной службы. Планирование и контроль выполнения административно-хозяйственной работы.

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса (офис-менеджмент).

Организация снабжения офиса. Предметы первой необходимости. Офисное оборудование и расходные материалы. Конъюнктура рынка. Выбор поставщиков и сервисных компаний. Сбор и обобщение заявок. Организация курьерской доставки.

Учет товарно–материальных ценностей. Организация системы хранения, учета и выдачи предметов и средств труда. Полная материальная ответственность. Передача товарно–материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому. Инвентаризация хозяйства офиса.

Обеспечение функционирования офиса/здания. Обеспечение работы системы кондиционирования, вентиляции, увлажнения и т.д. Санитарные нормы и правила безопасности. Организация ремонтных работ. Охрана помещений. Работа с курьерскими службами.

Организация командировок. Заказ билетов и гостиниц. Оформление виз. Прием командированных. Оформление приглашений иностранным гражданам.

Организация работы транспорта. Приобретение автотранспортных средств, лизинг, аренда. Техническое обслуживание. Страхование. Планирование поездок и работа собственного транспорта. Работа с такси.

Организация питания и приемов. Питание сотрудников и гостей. Приемы на предприятии. Фуршеты, праздничные мероприятия. Оформление представительских расходов.

Организация корпоративных мероприятий. Календарь корпоративных мероприятий. Затраты на организацию корпоративных мероприятий. Ответственность и полномочия организатора. Приглашенные и участники, оформление приглашений. Поздравление сотрудников и партнеров. Организация и проведение коллективного досуга.

Документирование управленческих решений (делопроизводство).
Классификация документов и их функции. Документ как источник информации. Требования к управленческой информации. Правила составления и оформления документов. Нормативные акты, регламентирующие работу с документами. Локальные нормативные акты.Обеспечение юридической силы и легитимизация документов. Требования к оформлению документов. Виды бланков, их назначение, шаблоны. Обязательные и дополнительные реквизиты. Формуляры основных документов

Система организационно-распорядительной документации (ОРД).

Основные организационные документы: положения, устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции. Информационно-справочные документы: докладные, служебные, объяснительные записки, справки, акты, протоколы, коммерческие письма, служебные письма (просьбы, напоминания, гарантийные, сопроводительные, ответные, коммерческие предложения, рекламации и т.л.). Распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения. Этапы создания документа. Подготовка проекта документа, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация.

Требования к тексту документов. Официально-деловой стиль и его особенности.

Точность, ясность, лаконичность, нейтральный тон. Использование устойчивых языковых конструкций - клише. Употребление терминов, канцеляризмов, разговорной и экспрессивной лексики. Типичные стилистические и смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов. Правила внешнего оформления делового письма: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, прописные и строчные буквы и др.

Деловая переписка.

Общая характеристика служебной переписки, ее классификация (по адресации, адресату, тематическому, функциональному признаку, по особенностям композиции, структурным признакам). Внешняя переписка. Служебные письма. Обращение, заключительная формула вежливости, пояснение и постскриптум, рубрикация, цитаты, оформление формул, физических величин и т.л. План письма. Структура текста. Психологические аспекты деловой переписки. Индуктивный и дедуктивный метод построения текста. Одноаспектность. Правила аргументации. Редактирование текста. Этикет деловой переписки. Особенности переписки по электронной почте. Нетикет. Внутренняя переписка: докладные и объяснительные записки.

Организация работы с документами.

Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации. Организация ознакомления исполнителей с документами. Технология подготовки инициативных и ответных документов.  Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы. Систематизация документов. Общие принципы формирования дел. Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, порядок разработки, структура. Определение сроков хранения документов. Оперативное хранение. Задачи экспертной комиссии. Экспертиза ценности дел.

Документы ограниченного доступа (конфиденциальные документы).

Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальные сведения.

Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря с конфиденциальной информацией.

Практика оформления деловых документов.

Работа над ошибками оформления служебных документов. Анализ ошибок в составлении текстов. Редактирование текста служебной записки, письма. Разбор вариантов, предлагаемых участниками. Упражнения по стилистике.

Психологическая культура делового общения.

Основные принципы построения успешного межличностного общения. Законы восприятия. Развитие уверенности  и самодостаточности. Невербальный язык общения: жесты, поза, мимика, взгляд. Голос, его власть и влияние (интонация, тембр, темп речи, артикуляция). Этикет невербального общения. Барьеры общения. Психологические особенности и различия в поведении  женщин и мужчин. Особенности общения "мужчина-женщина" в деловой сфере. Способы предупреждения конфликтов в деловой и межличностной сфере. Эффективные стратегии поведения в конфликтных ситуациях. Формы вежливого отказа.

Технология формирования позитивного имиджа.

Основные этикетные требования к одежде делового человека. Основные ошибки в оформлении внешности. Dress-code. Основные стили  мужской и женской одежды, их особенности и применение. Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили. Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары. Как одеваться при проведении переговоров, на совещаниях и официальных мероприятиях. Одежда для приёмов.

Деловой этикет и международный протокол.

Особенности делового общения. Общепринятые нормы культуры в деловом мире.

Соблюдение корпоративной культуры, традиций и правил поведения, принятых в компании. Деловой этикет, его основные принципы.

Виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность. Правила приветствия, представление при знакомстве. Рукопожатие и поцелуи- допустимые нормы в деловой среде. Обращение. Визитная карточка, ее основные функции. Субординация, взаимоотношения между сотрудниками. Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство дарить и принимать подарки.

Организация и проведение протокольных мероприятий.

Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, оперативок и плановых совещаний. Организация встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале, выбор помещения. Правила рассадки в автомобиле.  Процедура официального знакомства, представление, вручение цветов. Основные схемы рассадки за столом переговоров.Особенности общения с иностранными партнерами.

Организация бизнес – поездок руководителя.

Мастерство телефонного общения.
Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора. Особенности делового телефонного разговора. Характеристики "плохого" и "хорошего" голоса. Как сделать голос более выразительным. Развитие дикции и голосовых данных.  Подготовка  телефонного разговора, композиция.

Метод "телефонной улыбки".  Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы. Привычные выражения. Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Определение направления адресации (переадресации) входящий телефонных звонков. Умение слушать - важная часть телефонного общения. Звонки входящие и исходящие. Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону. Недочеты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имидж компании.

Речевая культура в деловых коммуникациях.
Деловая лексика. Основные требования к деловому разговору. Этикетные речевые формулы делового общения: приветствие, извинение, поздравление, просьба и т.д.  Речевые клише, фразы, которых необходимо избегать. Техника комплимента. Умение говорить и принимать комплименты. Культура диалога.  Подготовка и проведение деловой беседы. Речевые стандарты, помогающие провести деловую беседу. Управление беседой. Соблюдение конфиденциальности. Неформальная беседа - обязательная часть всех деловых встреч. Запретные темы для small talk.

Прием посетителей. Основные правила гостеприимства.

Правила хорошего тона для приема посетителей (партнеров, клиентов). Уважение к клиенту, как стиль работы и основа сервиса.  Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Как встретить посетителя и представить его руководству, другим сотрудникам,  Соблюдение конфиденциальности. Как сохранить лицо компании в форс-мажорных ситуациях. Выявление основных потребностей и намерений посетителя.  Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать. Как встретить VIP - клиента (партнера). Основы офисного гостеприимства. Сервировка стола. Угощение по правилам (чай, кофе, напитки). Основы ресторанного этикета. Культура застолья.

Стоимость участия в курсе составляет 28900 рублей, НДС не облагается.

СКИДКИ: При участии двух и более сотрудников от одной компании предоставляются скидки по оплате: 2 человека – 10%, 3 человека и более – 15%.

В стоимость обучения входит: методический материал, обеды, кофе-паузы.

По окончании обучения выдается Удостоверение о краткосрочном повышении квалификации в объеме 72 часов.

Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения курса.

Преподаватели

ДОРОНИНА Лариса Алексеевна

Кандидат экономических наук, доцент, член национальной Ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров. Ведущий специалист в области документационного обеспечения управления. Автор более 150 публикаций, в том числе статей в журналах «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Справочник кадровика», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Управление персоналом», «Служба кадров», «Поиск: от проекта до ключа» и др.

РОГОВА Алевтина Владимировна

Практикующий бизнес-тренер, консультант по деловому этикету и протоколу, деловым коммуникациям, имиджу, психологии и культуре делового общения, мастерству переговоров, эффективному выступлению. Постоянный автор статей по деловому общению в журнале «Секретарь-референт»

ЧУЖИНОВА Любовь Александровна

Преподаватель-консультант, автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуникациям, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу.