Успешный офис-менеджер: Курсы

ОФИС-МЕНЕДЖЕР И ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ

• Профессиональные и личные компетенции офис-менеджера

Роль и место офис-менеджера в работе организации. Особенности должностной позиции в коллективе. Функциональные обязанности, деловые и личные качества офис-менеджера. Должностная инструкция.

• Рациональное зонирование офисного пространства

Фронт-офис и бэк-офис. Организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики. Безопасность работы с техническими средствами. Нормативы по охране труда.

• Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками

Основы деловой коммуникации. Коммуникационные барьеры и пути их минимизации. Основные коммуникативные навыки. Организационная и информационная поддержка деятельности руководителя, подготовка рабочих документов и материалов для совещаний, переговоров, выступлений руководителя. Организация и документирование приема посетителей. Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями. Мотивация эффективного труда персонала. Алгоритм постановки и принятия задания. Формула исполнения.

• Повышение эффективности использования рабочего времени

Оперативное и долгосрочное планирование. Тайм-менеджмент. Рекомендации по эффективному использованию времени.

• Деловое общение и взаимодействие

Психология делового общения: основные правила и приемы. Средства, стили, основные виды делового общения. Необходимые коммуникативные навыки. Самопрезентация. Формирование положительного профессионального имиджа. Основы конфликтологии. Закон эскалации конфликта. Управление конфликтом. Основные принципы современного этикета и их реализация в деловой практике.

• Корпоративная культура и ее основные параметры

Кодекс корпоративных правил как инструмент управления персоналом. Корпоративный стиль и его составляющие. Оформление и заказ визитных карточки, конвертов, приглашений, папок, вывесок, указателей. Организация корпоративных мероприятий. Виды коллективного досуга, праздничная атрибутика, правила поведения. Роль офис-менеджера в формировании и поддержании корпоративной культуры.

• Речевая культура в деловых коммуникациях

Особенности устных и письменных коммуникаций. Правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы. Основы культуры речи. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие.

• Служебный телефон: правила эффективного использования

Особенности делового общения по телефону. Рациональное использование акустических средств общения. «Входящие» и «исходящие» звонки – основные правила. Типичные ошибки телефонного общения. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора. Композиция и регламент телефонного разговора. Техники пассивного и активного слушания, постановки открытых и закрытых вопросов. Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя.

УПРАВЛЕНИЕ ОФИСОМ

• Обеспечение жизнедеятельности офиса

Санитарные нормы и правила безопасности. Примерный перечень работ по техническому обслуживанию офисных помещений. Организация текущего ремонта офисных помещений. Профилактическое обслуживание и ремонт офисной оргтехники. Методы расчета потребности в техническом персонале.

• Взаимодействие с административно-хозяйственной службой

Оптимизация использования технического персонала АХО. Планирование и контроль выполнения административно-хозяйственной работы.

• Оптимизация затрат на содержание офиса и представительских расходов

Возможности и целесообразность использования аут- и инсорсинга. Основные критерии выбора компаний-аутсорсеров. Рациональное использование помещений и автотранспорта.

• Организация снабжения офиса

Предметы первой необходимости. Три подхода к закупке канцтоваров. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний. Сбор и обобщение заявок. Организация закупки деловых подарков (бизнес-сувениров); продуктов для представительских целей. Представительские расходы.

• Организация приема посетителей

Особенности работы с посетителями разных категорий. Прием делегаций, командированных, организация приема по личным вопросам. Работа с жалобами и обращениями граждан. Основы офисного гостеприимства.

• Организация и обслуживание представительских мероприятий: презентаций, переговоров, пресс-конференций, приемов, участие в выставках

Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, оперативных и плановых совещаний. Организация встречи деловых партнеров, прием делегаций. Правила делового этикета при проведении протокольных мероприятий. Организация питания сотрудников: преимущества и недостатки разных форм. Представительские расходы.

• Транспортное обеспечение

Приобретение автотранспортных средств, лизинг, аренда. Обязанности по управлению офисным парком автомобилей. Техническое обслуживание и контроль использования служебного автотранспорта, заполнения путевого листа.Инструкции о порядке содержания, эксплуатации, технического обслуживания и ремонта служебного автотранспорта.

• Организация бизнес – поездок руководителя

Разработка плана и программы организации командировки, бронирование гостиницы, приобретение билетов, выбор бизнес-подарков. Документальное оформление командировок. Служебное задание, приказ, командировочное удостоверение, авансовый отчет. Применение унифицированных форм.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

• Документирование управленческих решений (делопроизводство)

Нормативные акты, регламентирующие работу с документами. Локальные нормативные акты организации. Документ как источник информации. Требования к управленческой информации. Классификация документов и их функции Обеспечение юридической силы документов. Виды бланков, их назначение, шаблоны. Требования к оформлению документов. Обязательные и дополнительные реквизиты. Формуляры основных документов. Дизайн документа как средство повышения его эффективности.

• Система организационно-распорядительной документации (ОРД)

Основные организационные документы: положения, устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции. Информационно-справочные документы: докладные, служебные, объяснительные записки, справки, акты, протоколы, коммерческие и служебные письма. Распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения. Этапы создания и легитимизации документа.

• Требования к тексту документов. Официально-деловой стиль и его особенности

Типичные стилистические и смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов. Правила внешнего оформления делового письма: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, прописные и строчные буквы и др.

• Документы ограниченного доступа (конфиденциальные документы)

Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальные сведения.

• Деловая переписка

Общая характеристика служебной переписки, ее классификация Внешняя и внутренняя переписка. Структура текста. Особенности подготовки ответных писем и писем с негативной информацией. Психологические аспекты деловой переписки. Индуктивный и дедуктивный метод построения текста. Правила аргументации. Редактирование текста. Этикет деловой переписки. Особенности переписки по электронной почте. Нетикет.

• Организация работы с документами. Документооборот

Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации. Регистрация документов: задачи, системы, формы. Основные правила формирования дел. Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, порядок разработки, структура. Определение сроков хранения документов. Оперативное хранение. Задачи экспертной комиссии.

• Практика оформления деловых документов

Работа над ошибками оформления служебных документов. Анализ ошибок в составлении текстов. Редактирование текста служебной записки, письма. Разбор вариантов, предлагаемых участниками. Упражнения по стилистике.

ДОГОВОРНАЯ РАБОТА, РАБОТА С ПОСТАВЩИКАМИ И МАТЕРИАЛЬНЫМИ ЦЕННОСТЯМИ

• Работа с поставщиками

Информация о товарах и поставщиках. Выбор поставщиков, критерии выбора. Методы выбора и оценки поставщиков. Различные подходы при взаимоотношениях с поставщиками. Анализ эффективности поставщика. Проведение конкурсов с целью выбора поставщика. Построение взаимовыгодных отношений с поставщиками.

• Управление закупками

Алгоритм процесса закупочной деятельности. Закупочные ситуации и типы заказов. Отслеживание заказов на закупку. Ценовые стратегии. Определение потребности в закупаемых товарно-материальных ресурсах. Бюджет закупок. Оптимизация процесса закупок. Документооборот закупочной деятельности. Современные информационные технологии для автоматизации закупочной деятельности.

• Практика договорной работы

Договорное право. Формы и виды сделок. Обязательства и их исполнение, способы обеспечения исполнения обязательств. Документальное подтверждение исполнения обязательств, ответственность за неисполнение обязательств. Прекращение обязательств. Общие положения о договоре. Виды договоров, классификация хозяйственных договоров. Оферта и акцепт: характеристика, виды. Изменение и расторжение договора. Договор как вид документа. Требования к оформлению. Экспертиза содержания. Порядок заключения. Оформление претензий.

• Отдельные виды хозяйственных договоров

Договор купли-продажи: существенные условия, переход права собственности, обязанности и ответственность продавца и покупателя. Договор розничной купли-продажи. Договор поставки: существенные условия, периоды и порядок поставки, ответственность сторон. Договор подряда: обязанности и ответственность заказчика и подрядчика, порядок приемки работы, метод выбора подрядчика. Договор возмездного оказание услуг: виды и содержание договоров возмездного оказания услуг.

• Учет товарно–материальных ценностей

Организация системы хранения, учета и выдачи предметов и средств труда. Материальная ответственность сотрудников: виды и основания возникновения. Полная материальная ответственность. Передача товарно–материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому. Особенности приобретения товаров в предприятиях розничной торговли. Инвентаризация хозяйства офиса. Отчетность материально-ответственных лиц.

• Хозяйственные операции с наличными денежными средствами

Подотчетные лица: порядок получения подотчетных денежных средств, отчетность за использование подотчетных денежных средств. Особенности расчетов с физическими лицами. Особенности оформления представительских расходов.

При участии двух и более сотрудников от одной компании предоставляются скидки по оплате: 2 человека и более – 7%.

Входит в стоимость: методический материал, обеды, кофе-паузы.

Документ по окончанию обучения: Удостоверение о повышении квалификации в объеме 72 часов.

Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения курса.