Современный ассистент руководителя: Семинар

1. Инструменты и методики эффективной коммуникации:

• выстраивание работы с руководителем;
• адаптация к работе с новым руководителем, правила поведения, эффективное взаимодействие;
• взаимодействие с руководителем-экспатом, особенности национального менталитета;
• нормы и правила отношений с партнерами, клиентами, посетителями;
• общение с сотрудниками, работающими удаленно, и в других подразделениях.

2. Профессиональный стандарт секретаря. Что должен знать и уметь современный секретарь. Персональный помощник - взгляд руководителя. Требования профстандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", касающиеся секретарей.
3. Организация своего рабочего дня и дня руководителя. Ведение рабочего календаря руководителя. Секреты Outlook. Краткосрочное и долгосрочное планирование. Тайм-менеджмент. Распределение дел. Способы повышения продуктивности. Программное обеспечение для удобного планирования. Мобильные устройства в работе секретаря.
4. Административное и информационное обеспечение работы руководителя.

• Распределение информационных потоков в приемной. Подготовка информации, необходимой для принятия решений руководителем. Контроль исполнения распоряжений руководства. Какая информация должна быть всегда с собой.
• Распределение задач в секретариате. Делегирование, контроль исполнения задач подчиненными (секретари, уборщицы и т.д.).
• Обустройство рабочей зоны. Координация закупки, доставки, хранения. Контроль работы личных водителей и охраны.

5. Ведение делопроизводства и документооборота. Документационное обеспечение управления.

• Состав управленческих документов организации в соответствии с требованиями нового стандарта ГОСТ 7.0.97-2016 (с 01.07.2018г.)
• Потоки движения документов в компании.
• Рекомендации по оформлению ОРД (приказы, распоряжения, протоколы) и служебных документов (служебные, докладные записки, справки).
• Рекомендации к оформлению переписки (разработка бланков писем, обязательные реквизиты делового письма, ведение журналов регистрации, анализ ошибок в оформлении деловых писем).
• Правила электронной переписки.
• Работа с конфиденциальными документами.
• Электронный офис. Продвинутый MS Office. Возможности презентации в PowerPoint. Работа с таблицами и графикой.

6. Телефонные стандарты: представление, переадресация, прощание. Работа с голосом и интонациями. Работа со сложным абонентом. Частые ошибки в телефонном общении.
7. Встречи и переговоры. Обустройство приемной, переговорных комнат. Этапы подготовки деловой встречи, переговоров, совещания. Оформление материалов к собранию. Протоколирование совещаний. Организация кофе-пауз, обедов, представительских мероприятий. Подводные камни при организации командировок руководителя.
9. Деловой этикет и психология делового общения.

• Имидж секретаря, помощника руководителя. Дресс-код.
• Служебная субординация. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Эмоционально-нейтральный характер отношений. Умение вести себя в сложных ситуациях.
• Взаимоотношения в коллективе. Женский фактор на работе. "Трудные люди". Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.
• Возможности этикета в решении сложных рабочих ситуаций.

Сертификат о прохождении обучения в объеме 24 часов (лицензия № 3094 от 15.08.2017).